Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 2019 MỚI NHẤT cho doanh nghiệp là gì? Hãng Kiểm toán chúng tôi xin chia sẻ tới các bạn tất cả thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu cũng như các thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua mạng năm 2019 qua bài viết dưới đây.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử 2019 MỚI NHẤT

I. Điều kiện để doanh nghiệp được đăng ký hóa đơn điện tử

Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC:

“2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn

Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;

c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;

d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.”

II. Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

1. Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

2. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

3. Mẫu hóa đơn điện tử doanh nghiệp dự định phát hành

Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được gửi cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế.

Trước khi làm bộ hồ sơ, đơn vị nên liên hệ trực tiếp đến cán bộ Thuế quản lý để tìm hiểu xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp.

III. Các bước đăng ký phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

1. Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Trước tiên, doanh nghiệp phải ra quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan Thuế theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử hoá đơn điện tử.

Tải về mẫu số 1: Mẫu Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử:

http://bit.ly/quyet-dinh-ap-dung-hddt

2. Bước 2: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi làm quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiêp tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm 2 bản: 1 bản định dạng word (.doc) và 1 bản theo định dạng .xml. 

2.1. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (bản word)

Thông báo này được lập theo Mẫu số 2 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC

Tải về mẫu số 2: Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn điện tử:

http://bit.ly/thong-bao-phat-hanh-hddt

Tiếp theo doanh nghiệp cần có Hóa đơn mẫu (Hóa đơn mẫu sẽ được cung cấp bởi nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử)

Khi đã có:

• Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (bản word)
• Hóa đơn mẫu

Doanh nghiệp cần Scan và gộp chung vào một bản dưới định dạng word (.doc)

2.2. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo định dạng .xml 

Thông báo này được lập theo thứ tự sau:

Đăng nhập vào phần mềm HTKK theo mã số thuế công ty

=> Chọn mục “Hóa đơn” 

=> Chọn mục “Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)”

=> Chọn kỳ tính thuế

=> Nhập các thông tin cần có vào bảng Thông báo phát hành hóa đơn

=> Sau khi đã nhập xong chọn “Ghi”

=> Chọn “Kết xuất XML” để lưu Thông báo phát hành hóa đơn điện tử dạng .xml.

3. Bước 3: Nộp các tài liệu đã chuẩn bị tới cơ quan thuế quản lý qua mạng

3.1. Nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử (file XML)

Doanh nghiệp sử dụng trình duyệt truy cập vào địa chỉ http://thuedientu.gdt.gov.vn, sau đó đăng nhập hệ thống theo mã số thuế của doanh nghiệp.

Chọn “Khai thuế” => “Đăng ký tờ khai” => “Đăng ký thêm tờ khai”

=> Chọn “TB01/AC_HDDT – Thông báo phát hành hóa đơn điện tử” => “Tiếp tục”

=> Sau khi đã đăng ký xong, doanh nghiệp nộp Thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng cách:

Chọn “Tờ khai” => “Tải lên” => Chọn file thông báo định dạng Xml.

3.2. Nộp Quyết định sử dụng HĐĐT, Thông báo phát hành HĐĐT và Hóa đơn mẫu bản Word

Sau khi tải lên Thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua website http://thuedientu.gdt.gov.vn.

Chọn “Tra cứu” => “Tờ khai” => “TB01/AC_HDDT – Thông báo phát hành hóa đơn điện tử”

Chọn biểu tượng “Gửi phụ lục”

=> Chọn file Word (file gộp bản SCAN Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và Hóa đơn mẫu) đính kèm.

=> Ký và nộp.

* Lưu ý:

Cả 3 thủ tục nêu trên doanh nghiệp gửi tới cơ quan Thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc có thể in ra gửi tới cơ quan Thuế một lần duy nhất.

Theo quy định của Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017, nếu cơ quan Thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hoá đơn điện tử của doanh nghiệp thì sau 2 ngày làm việc, doanh nghiệp mặc định được phép xuất hoá đơn điện tử một cách hợp pháp.

Trên đây, Hãng Kiểm toán chúng tôi (http://chukysoca2.net/) đã chia sẻ tới các bạn chi tiết các thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

http://chukysoca2.net/dang-ky-hoa-don-dien-tu.html

Mời các bạn tiếp tục theo dõi các bài viết sau của chúng tôi.

Cảm ơn các bạn, chúc các bạn thành công!