Công tác phí, hay còn gọi là chi phí đi công tác, là khoản chi phí phát sinh thường xuyên trong doanh nghiệp mà kế toán cần nắm rõ để xác định nghĩa vụ thuế TNDN và TNCN đối với người lao động cho phù hợp. Sau đây,  chukysoca2.net xin chia sẻ đến bạn đọc toàn bộ các quy định về chi phí đi công tác mới nhất. Bài viết bao gồm những nội dung chính như sau: 

• Hồ sơ của khoản chi phí trong doanh nghiệp (Phần 2)- Chi phí công tác phí
• Quy định chi phí vé máy bay hợp lý hợp lệ
• Cẩm nang TOÀN TẬP quy định về thuế nhà thầu mới nhất

Trước hết, chúng ta cần làm rõ bản chất của công tác phí

I. Công tác phí là gì?

Công tác phí được hiểu ngắn gọn là khoản tiền hỗ trợ, tiền phụ cấp cho người lao động khi đi công tác. Công tác phí bao gồm chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có). 

II. Quy định về công tác phí năm 2019

#1. Thuế TNDN 

Theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2016/TT-BTC hướng dẫn thi hành luật thuế TNDN có đề cập: Khoản chi công tác phí thỏa mãn điều kiện được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế khi thỏa mãn: 

• Có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lý 
• Trường hợp có hóa đơn thanh toán từng lần trên 20 triệu, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
• Doanh nghiệp có quy định về khoản chi phí đi công tác cho người lao động trên Quy chế tài chính, Quy chế nội bộ doanh nghiệp và chi đúng theo mức đó. Phần chi vượt mức không được tính vào chi phí được trừ
• Chi phụ cấp công tác trong nước và nước ngoài trong giới hạn 2 lần mức quy định theo hướng dẫn của Bộ tài chính đối với cán bộ công chức, viên chức Nhà nước 

Thêm vào đó, Thông tư 96/2016/TT-BTC có đề cập đến khoản chi vé máy bay đi công tác cho người lao động, cụ thể: khi doanh nghiệp chi tiền cho người lao động đi công tác có phát sinh vé máy bay trên 20 triệu thanh toán bằng tài khỏan cá nhân, khoản chi này chỉ được trừ khi đảm bảo đáp ứng đủ các điều kiện: 

• Có hóa đơn chứng từ phù hợp: cuống vé (nếu mua trực tiếp); vé máy bay điện tử, thẻ lên vé máy bay (nếu mua online)
• Doanh nghiệp có quyết định cử người lao động đi công tác
• Trên Quy chế tài chính hoặc Quy chế nội bộ có quy định về việc người lao động được quyền thanh toán và doanh nghiệp sẽ thanh toán trả lại khoản này cho người lao động. 

–> Bạn đọc xem chi tiết về quy định chi phí vé máy bay hợp lý trong luật thuế TNDN tại đây!

Chú ý: trường hợp doanh nghiệp mua vé máy bay của hãng hàng không nước ngoài có đại lý tại Việt Nam (nhà thầu nước ngoài), khi đó phát sinh khoản thuế nhà thầu của hãng bay này. Doanh nghiệp có trách nhiệm khai, khấu trừ và nộp thuế nhà thầu với thuế suất 2% trên doanh thu. Đối với hoạt động vận tải quốc tế, doanh nghiệp không phải khấu trừ thuế GTGT đầu vào. 

–> Đối với thuế nhà thầu bạn đọc xem chi tiết hướng dẫn khai nộp thuế nhà thầu tại đây!

#2. Thuế TNCN

Đối với quy định về công tác phí trong luật thuế TNCN, người lao động được tính vào chi phí được trừ khoản “chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ”. Tuy nhiên, những trường hợp sau mức khoán chi không tính vào thu nhập chịu thuế:

• Cán bộ, công chức, người lao động làm việc trong cơ quan hành chính sự nghiệp, Đảng, đoàn thể, Hội, Hiệp hội: khoán chi căn cứ theo văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính
• Người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, văn phòng đại diện: mức khoán chi phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế TNDN
• Người lao động làm việc trong các tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài: khoán chi theo mức quy định của tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện

#3. Công tác phí đối với cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước

Đối với các cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong các đơn vị, tổ chức có sử dụng ngân sách Nhà nước: chi phí công tác có giới hạn căn cứ theo quy định tại Thông tư 40/2017/TT-BTC. 

#4. Công tác phí đối với Giám đốc công ty TNHH MTV

Giám đốc công ty TNHH MTV đồng thời là chủ sở hữu, tức kiêm quản lý và sở hữu doanh nghiệp. Khoản chi phí đi công tác đối với đối tượng này vẫn được chi trả bình thường nếu công ty có đầy đủ quy định nêu trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính hoặc Quy chế nội bộ của công ty, tuy nhiên, quy định về thuế TNDN, GTGT, TNCN có một số điểm khác như sau: 

• Về thuế TNDN: khoản chi này không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế;
• Về thuế GTGT: các chi phí đầu vào phát sinh liên quan đến công tác phí không được khấu trừ thuế GTGT theo quy định;
• Về thuế TNCN: khoản công tác phí không được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của Giám đốc. 

III. Hồ sơ với các khoản công tác phí

Thuế TNDN và thuế TNCN đều đề cập: khoản chi công tác cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, miễn thuế TNCN khi có đầy đủ hồ sơ chứng từ hợp lý. Quy trình cũng như hồ sơ tạm ứng và thanh toán tạm ứng đối với một khoản chi phí công tác phí hợp lệ bao gồm các bước sau:

Bước 1: Lập đề nghị tạm ứng và hồ sơ đề nghị tạm ứng

Hồ sơ đề nghị tạm ứng bao gồm:  

1/ Quyết định cử đi công tác

2/ Dự trù kinh phí chuyến đi

3/ Lịch trình công tác 

4/ Phiếu báo giá máy bay kèm hồ sơ đặt chỗ của hãng bay (nếu có)

5/ Lập đề nghị tạm ứng thể hiện rõ số tiền, lý do tạm ứng, thời gian hoàn ứng…

Bước 2: Phòng tài chính kế toán nhận hồ sơ của bộ phận đề nghị, sau khi được duyệt lập phiếu chi tiền có đầy đủ chữ ký các bên

Bước 3: Thanh toán khoản tạm ứng khi kết thúc công tác

1/ Lập giấy đề nghị thanh toán 

2/ Chứng từ thanh toán: phiếu chi tiền mặt hoặc ủy nhiệm chi qua ngân hàng

3/ Bảng kê chi tiết chi phí phát sinh trong thời gian đi công tác

4/ Quyết định cử đi công tác (có đầy đủ chữ ký và dấu xác nhận của nơi đi, nơi đến)

5/ Bản quyết toán công tác phí hoàn thành kèm hóa đơn tài chính hợp lệ (nếu có) tiền ăn, nghỉ, phí cầu đường… Đối với trường hợp chi phí vé máy bay đặt online, đảm bảo tập hợp đầy đủ vé máy bay điện tử hoặc thẻ lên vé máy bay

Đối với bộ hồ sơ thanh toán công tác phí ngoài nước: chứng từ dưới dạng văn bản nước ngoài cần được dịch ra tiếng việt, có chứng thực bản sao để đảm bảo bộ hồ sơ công tác phí hợp lý. 

–> Đối với bộ hồ sơ mẫu chi phí công tác đầy đủ nhất bạn đọc tham khảo tại đây!

IV. Hạch toán chi phí đi công tác

Bước 1: Kế toán hạch toán tạm ứng

Nợ TK 141              

Có TK 111, 112  

Bước 2: Kế toán hạch toán thanh toán tạm ứng và ghi nhận chi phí công tác

Nợ TK 632, 641, 642

Có TK 141

Nếu khoản tạm ứng còn thừa, ghi hoàn nhập tạm ứng

Nợ TK 632, 641, 642

Nợ TK 111, 112

Có TK 141

Nếu khoản tạm ứng không đủ: kế toán hạch toán

Nợ TK 632, 641, 642

Có TK 141

Có TK 111, 112

V. Câu hỏi thường gặp

1/ Công tác phí có phải đóng BHXH không?

Đáp: Căn cứ theo Nghị định 05/2015/NĐ-CP hướng dẫn thi hành luật lao động, bản chất của chi phí đi công tác có thể được hiểu là một khoản phụ cấp cho người lao động trong quá trình công tác, hay nói cách khác, hỗ trợ người lao động về chi phí xăng xe, ăn ở khi đi công tác. Vậy, công tác phí là một khoản thu nhập KHÔNG TÍNH đóng BHXH bắt buộc.

2/ Công tác phí có định mức không? 

Đáp: Công tác phí CÓ định mức, đối với đối tượng áp dụng là cán bộ công chức, viên chức làm việc trong các đơn vị, tổ chức sử dụng kinh phí do nhà nước hỗ trợ. Tuy nhiên đối với người lao động trong doanh nghiệp, mức chi trả công tác phí do doanh nghiệp toàn quyền quyết định, dựa trên thỏa thuận với người lao động, đồng thời khoản chi này KHÔNG CÓ HẠN MỨC. Doanh nghiệp chỉ cần đảm bảo tập hợp đầy đủ chứng từ hợp lý chứng minh để được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, tương tự đối với người lao động.

3/ Đi công tác vào ngày nghỉ có được tính là làm thêm giờ?

Đáp: Đi công tác vào ngày nghỉ CÓ được tính làm thêm giờ. Đối với cán bộ, công chức, viên chức, ngoài khoản phí công tác, đi công tác vào ngày nghỉ còn được thanh toán chế độ lương làm thêm giờ. Đối với người lao động, doanh nghiệp có thể sắp xếp ngày nghỉ bù hoặc trả lương làm thêm giờ căn cứ theo Nghị định 05/2015/NĐ-CP kèm chi phí công tác như bình thường. 

Trên đây là chukysoca2.net đã chia sẻ đến bạn đọc toàn bộ những quy định về Công tác phí. Nếu có vấn đề nào chưa rõ hoặc cần hỗ trợ, bạn đọc có thể để lại bình luận bên dưới hoặc đặt câu hỏi theo đường dẫn dưới đây để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất: http://chukysoca2.net/lien-he/