Sự phát triển của công nghệ thông tin, Internet,.. giúp các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp rút ngắn được các quy trình, thủ tục.

Thay vì phải tốn thời gian chờ đợi, gặp gỡ, đi lại giữa các cơ quan nhà nước hay các đơn vị dịch vụ để ký tay các giao dịch, thì doanh nghiệp có thể dễ dàng kê khai thuế, hải quan, BHXH, ký hóa đơn điện tử,…ngay tại nhà hay nơi làm việc chỉ với 1 chiếc USB token chữ ký số. Để giúp các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp dễ dàng trong việc sử dụng chữ ký số.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách sử dụng chữ ký số trong kê khai Hải quan điện tử.

1. Điều kiện sử dụng chữ ký số trong việc Kê khai Hải quan điện tử

Khi kê khai Hải quan trực tuyến doanh nghiệp cần phải đảm bảo các điều kiện sau đây:

– Sở hữu chữ ký số còn trong thời gian có hiệu lực.

– Máy tính phải cài đặt phần mềm đọc thông tin trên token chuyên dụng.

– Doanh nghiệp phải có phần mềm Hải quan điện tử ECUS hoặc CDS Live+

2. Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng chữ ký số trong việc Kê khai Hải quan trực tuyến

Sau khi nhận được USB token và mật khẩu từ nhà cung cấp EFY-CA, bạn cần thực hiện các bước dưới đây để sử dụng chữ ký số kê khai Hải quan điện tử:

Bước 1: Cài đặt USB Token chữ ký số

• Cắm thiết bị Chữ ký số (USB Token) vào cổng USB của máy tính.
• Sau khi cắm thiết bị USB Token vào máy tính cửa sổ cài đặt sẽ xuất hiện bạn chọn “Run” để tiến hành cài đặt driver cho thiết bị

Bước 2: Đăng ký Chữ ký số với cơ quan Hải quan

• Truy cập vào Website của Tổng cục Hải quan Việt Nam tại địa chỉ: http://www.customs.gov.vn, sau đó chọn mục “Đăng ký Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số”

Trang web Tổng cục Hải quan

(Lưu ý: Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm Internet Explorer, Link dowload java chạy trên hải quan:  https://www.customs.gov.vn/UserControls/Downloads/jre-7u3-windows-i586.rar)

• Đăng nhập:

+ Mã doanh nghiệp: nhập mã số thuế của doanh nghiệp.

+ Số CMT: (Doanh nghiệp trong nước: số chứng minh nhân dân/ căn cước công dân hoặc số hộ chiếu thể hiện trên Giấy Chứng nhận ĐKKD của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài: số chứng minh nhân dân/ căn cước công dân hoặc số hộ chiếu của người đại diện pháp luật)

+ Nhập dãy số xác nhận.

+ Bấm chọn mục “Xem thông tin”

– Xem thông tin chứng thư số: Khi giao diện “Doanh nghiệp đăng ký chữ ký số” hiện ra, bạn chọn nút “Xem thông tin chứng thư số”, hệ thống sẽ tự động xuất hiện các thông tin trong USB Token, sau đó bạn nhập lại đúng thời hạn sử dụng chữ ký số vào 2 trường: Ngày hiệu lực đăng ký, Ngày hết hiệu lực đăng ký

– Trong đó:

+ Ngày hiệu lực đăng ký: Để là ngày hiện tại hoặc để ngày mặc định đang hiển thị trên hệ thống.

+ Ngày hết hiệu lực đăng ký: Nhập giống ngày hết hạn của Chữ ký số.

Lưu ý: USB Token phải được cắm vào máy tính trước khi chọn vào mục “Xem thông tin Chứng thư số”

– Sau khi điền đầy đủ các thông tin, bạn chọn “Đăng ký thông tin” để hoàn thành thủ tục đăng ký Chữ ký số với Cơ quan Hải quan.

– Thông báo Cập nhật thành công xuất hiện, bấm chọn “OK” để hoàn thành thủ tục đăng ký chữ ký số với Cơ quan Hải quan trên Website của Tổng cục Hải quan.

Bước 3: Thiết lập chữ ký số trên phần mềm Hải quan điện tử

* Thiết lập chữ ký số trên phần mềm hải quan điện tử ECUS

– Trên giao diện phần mềm Hải quan điện tử ECUS, bạn lựa chọn menu “Hệ thống”, sau đó chọn “Thiết lập thông số khai báo” để mở ra cửa sổ “Thiết lập thông số khai báo”

– Khi cửa số “Thiết lập thông số khai báo” hiện ra bạn tick vào ô “Áp dụng chữ ký số khi khai báo”. Tiếp theo chọn “Đồng ý” để hoàn tất việc thiết lập chữ ký số trên phần mềm Hải quan điện tử ECUS.

* Thiết lập chữ ký số trên phần mềm hải quan điện tử CDS Live+

– Trên giao diện phần mềm Hải quan điện tử CDS Live+, bạn chọn mục “Hệ thống”, sau đó chọn chức năng “Tài khoản Hải quan”, tiếp theo chọn “Danh sách tài khoản”. Khi cửa sổ Danh sách tài khoản Hải quan hiện ra.

+ Phần Version khai TQĐT: bạn chọn Version 3.0

+ Phần Cấu hình chữ ký số: bạn chọn EFY-CA

Bước 4: Sử dụng Chữ ký số để kê khai Hải quan điện tử

Bước này sẽ hướng dẫn bạn sử dụng Chữ ký số để kê khai Hải quan điện tử với phần mềm ECUS (Các phần mềm khác sử dụng tương tự như phần mềm ECUS)

– Tạo các tờ khai như cách thông thường

– Sau khi tạo xong tờ khai, bạn bấm vào nút “Khai báo”, khi cửa sổ “Thông báo” hiện ra bạn chọn “Yes” để đồng ý áp dụng Chữ ký số.

– Cửa sổ Verify User PIN xuất hiện: bạn hãy nhập mã PIN USB Token vào 2 ô Mật khẩu và Nhập lại mật khẩu để tiến hành ký lên tờ khai

Lưu ý: Trong quá trình sử dụng, nếu nhập sai mã pin 5 lần, USB Token sẽ bị khóa. Hãy liên hệ với Tư vấn Chữ ký số EFY-CA để được hỗ trợ setup lại mã pin mặc định cho doanh nghiệp mình tiếp tục sử dụng

– Sau khi ký điện tử, nhận kết quả cấp số và phân luồng của tờ khai

Trên đây là các bước hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số trong Kê khai Hải quan điện tử mà doanh nghiệp cần nắm vững giúp nghiệp vụ kê khai diễn ra dễ dàng và nhanh chóng

Chữ ký số ra đời là một bước ngoặt vô cùng quan trọng trong sự phát triển công nghệ số. Đây là giải pháp ký số an toàn và bảo mật đem lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp.

Tuy nhiên, còn có rất nhiều người, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa mới thành lập vẫn còn khá mơ hồ về loại ký điện tử này.

Hôm nay, Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về giải pháp dịch vụ chữ ký số Token EFY-CA là gì? – Giải pháp tiện ích, an toàn, bảo mật trong các giao dịch điện tử.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ban hành ngày 27/09/2018 Quy định chi tiết về chữ ký số và chứng thư số, việc quản lý, cung cấp và sử dụng chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Giấy phép số 153/GP-BTTT ngày 5/4/2018 V/v cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của chúng tôi do Bộ TTTT ký.

1. Chữ ký số Token là gì?

Chữ ký số Token là một thiết bị được mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng Internet.

Chữ ký số Token là gì?

Chữ ký số Token là phương tiện được sử dụng để xác thực nhân dạng của người gửi tin nhắn hoặc người ký tài liệu, đảm bảo toàn vẹn nội dung gốc của tin nhắn và tài liệu không bị thay đổi.

Thiết bị thể hiện chữ ký số Token chính là USB Token. Đây là thiết bị phần cứng có vai trò dùng để tạo ra cặp khóa công khai và khóa bí mật cũng như lưu trữ thông tin của khách hàng.

2. Khả năng bảo mật của chữ ký số Token

Chữ ký số USB Token – EFY-CA đảm bảo an toàn trong các giao dịch điện tử dựa trên dựa trên công nghệ RSA –  công nghệ mã hóa công khai: mỗi người sẽ phải có 1 cặp khóa gồm có một khóa công khai và một khóa bí mật là private key. Trong đó:

“PRIVATE KEY” – khóa bí mật: là một khóa trong cặp khóa dùng để tạo chữ ký số và thuộc hệ thống mã không đối xứng.

“PUBLIC KEY” – khóa công khai: là một khóa trong cặp khóa dùng để để kiểm tra chữ ký số, nó được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa và thuộc hệ thống mã không đối xứng.

“NGƯỜI KÝ” nghĩa là thuê bao dùng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu nào đó dưới tên mình.

“NGƯỜI NHẬN” là tổ chức hoặc cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, bằng việc sử dụng các chứng thư số của người ký để kiểm tra chữ ký số ở thông điệp dữ liệu nhận được và sau đó tiến hành các hoạt động, giao dịch liên quan.

“KÝ SỐ” nghĩa là việc đưa khóa bí mật vào một phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu nào đó.

Chữ ký số Token là gì?

3. Công dụng của chữ ký số Token

Chữ ký số Token EFY-CA được dùng để ký số văn bản điện tử, xác thực nhân dạng của người gửi tin nhắn hoặc của người ký tài liệu và để đảm bảo một điều chắc chắn rằng nội dung gốc của tin nhắn hoăc tài liệu đã gửi sẽ không bị thay đổi.

Chữ ký số thường được sử dụng trong các hoạt động:

– Dịch vụ hành chính công

• Kê khai thuế qua mạng;
• Kê khai Hải quan điện tử
• Các dịch vụ Bảo hiểm xã hội điện tử;
• Chính Phủ điện tử;
• Văn phòng điện tử;
• Công bố sản phẩm qua mạng;
• Đấu thầu trực tuyến…

– Các dịch vụ khác:

• Email: Ký vào email trước khi gửi để xác định chính người gửi;
• Chứng khoán: Giao dịch chứng khoán trực tuyến;
• Ngân hàng: Giao dịch qua ngân hàng trực tuyến an toàn tuyệt đối;
• Ký văn bản: Ký vào các hợp đồng, văn bản, hóa đơn… điện tử…

Ngoài ra, tùy vào nhu cầu mà mỗi Doanh nghiệp sẽ sử dụng chữ ký số vào những mục đích khác nhau.

4. Lợi ích mà chữ ký số Token mang lại

– Tiết kiệm thời gian

Việc sử dụng chữ ký số USB Token EFY-CA giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong các hoạt động giao dịch, kê khai: Không phải đến cơ quan thuế kê khai hàng tháng, thời gian di chuyển, thời gian chờ đợi xếp hàng….. mà không mất thời gian đi lại, chờ đợi.

– Tiết kiệm chi phí

Doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí di chuyển, in ấn, chi phí cơ hội…

– Đơn giản, tiện lợi, nhanh chóng

Việc ký kết các văn bản ký điện tử có thể diễn ra ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào.

– Nâng cao năng xuất lao động, xử lý công việc.

Việc chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý… diễn ra tiện lợi và nhanh chóng. Trong trường hợp có sự sai xót, bổ sung: nhanh chóng, thuận tiện

5. Chữ ký số từ xa ứng dụng công nghệ mới EFY-eREMOTESIGNING

Hiện nay, bên cạnh dịch vụ chữ ký số sử dụng USB Token EFY-CA. Nhằm đưa đến cho khách hàng những trải nhiệm tốt nhất, chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ chữ ký số từ xa không cần USB Token – EFY-eREMOTESIGNING. Với tốc độ xử lý nhanh lên đến hàng nghìn TPS/s, khả năng xác thực đa nhân tố Passcode + OTP, Sinh trắc học, đáp ứng nhu cầu sử dụng chữ ký số cho nhiều người cùng lúc,…giúp doanh nghiệp dễ dàng và thuận tiện trong việc Thuế, Hải Quan, BHXH,…hay các hoạt động giao dịch khác một cách an toàn, nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi trên môi trường điện tử.

Chữ ký số Token là gì?

Trên đây, là những thông tin về dịch vụ chữ ký số Token EFY-CA mà chúng tôi thông tin đến bạn. Hy vọng với những thông tin đã cung cấp sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp trong việc lựa chọn sử dụng chữ ký số.