Thông thường mọi người quen với việc ký số trên file PDF thông qua phần mềm Foxit Reader, tuy nhiên ít ai biết trên file word, excel cũng có thể thực hiện ký số.

Dưới đấy là những hướng dẫn cụ thể cách ký chữ ký số trên file word.

Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên file word/ excel

1. Chữ ký số là gì? Chữ ký số dùng để làm gì?

Chữ ký số được coi là dạng chữ ký điện tử, chữ ký này được tạo ra để mã hóa dữ liệu bằng một thông điệp và dùng mật mã không đối xứng, lúc này người có thông điệp theo dữ liệu sẽ khóa công khai chữ ký của người ký được xác định chính xác.

Chữ ký số Efy-CA

Chữ kí số hay còn được gọi là Chứng thư số, token điện tử…, là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng ĐỂ KÝ THAY cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.

Thiết bị thể hiện Chữ ký số chính là USB Token – là thiết bị phần cứng (USB) dùng để tạo ra cặp khóa bí mật và khóa công khai đã được mã hóa dữ liệu gồm thông tin doanh nghiệp và mã số thuế của doanh nghiệp, dùng để ký thay cho chữ ký thông thường. Trong đó:

– “Khóa bí mật” là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được dùng để tạo chữ ký số.

– “Khóa công khai” là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được sử dụng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.

– “Ký số” là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.

– “Người ký” là thuê bao dùng đúng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu dưới tên của mình.

– “Người nhận” là tổ chức, cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, sử dụng chứng thư số của người ký đó để kiểm tra chữ ký số trong thông điệp dữ liệu nhận được và tiến hành các hoạt động, giao dịch có liên quan.

* Chữ ký số dùng để làm gì:

+ Chữ ký số sử dụng để kê khai, nộp tờ khai, nộp các nghĩa vụ tài chính trong lĩnh vực thuế, hải quan và giao dịch chứng khoán, kho bạc nhà nước…

+ Doanh nghiệp thực hiện các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp như thay đổi đăng ký kinh doanh, thông báo thay đổi, thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh,…

+ Chữ ký số còn được sử dụng khi doanh nghiệp ký kết các hợp đồng với khách hàng, đối tác bằng hình thức trực tuyến mà không cần mất thời gian đi lại, gặp mặt

Ngoài ra, chữ ký số được dùng để ký thay cho chữ ký thông thường; được ký trên các loại văn bản và tài liệu số như: word, excel, pdf… giúp cũng xác minh các tài liệu quan trọng bằng điện tử, đảm bảo tính nguyên vẹn, chống chối bỏ phục vụ cho các nghiệp vụ giao dịch trên môi trường điện tử.

Dưới đây là các bước hướng dẫn ký Files Office bằng chữ ký số EFY-CA:

2. Hướng dẫn cách ký chữ ký số trên file Word/ Excel

Trước khi thực hiện các thao tác ký chữ ký số trên file word, người dùng cần lưu ý cần cài đặt và kết nối thiết bị USB Token với máy tính, để chương trình có thể nhận được chữ ký để thực hiện các thao tác ký số.

Bước 1: Đầu tiên bạn mở Microsoft Office Word 2013, trên thanh công cụ chọn nút File (nằm phía góc trái trên cùng)

Bước 2: Ở cửa sổ File: Ấn chọn Protect Document.

Bước 3: Khi hộp thoại Protect Document xuất hiện. Click vào Add a Digital Signature.

Bước 4: Khi xuất hiện thông báo cửa sổ nhỏ Microsoft Word hiện lên. Ấn OK để tiếp tục.

Bước 5:  Lúc này sẽ hiện lên cửa sổ Sign xuất hiện cho phép bạn chọn chứng thư để ký. Ấn vào nút (Change… ) để thay đổi chứng thư khác để ký

Bước 6: Khi Cửa sổ (Select Certificate). Xuất hiện, chọn vào tên người cần ký rồi ấn OK để hoàn tất.

Bước 7: Thông tin chữ ký số được lựa chọn để ký văn bản sẽ hiện ra, ghi tên người ký vào hộp thoại và ấn Sign để thực hiện ký

Bước 8: Chương trình xuất hiện cửa sổ để nhập vào Mã PIN, yêu cần nhập đúng Mã PIN rồi ấn đăng nhập để tiếp tục.

Bước 9: Cửa sổ “Signature Confirmation” hiện lên xác nhận bạn đã ký thành công. Nhấn OK để kết thúc quá trình ký số.

Bước 10: Kiểm tra chữ ký số: Khi đã ký thành công, bên phải màn hình soạn thảo xuất hiện cửa sổ thông báo văn bản đã được ký số.

Đối với việc ký chữ ký số trên Excel hay các phiên bản word thấp hơn như word 2007, 2010, 2013..cũng thực hiện các bước tương tự như trên.

Như vậy, chúng tôi đã hướng dẫn chi tiết các bạn cách ký chữ ký số trên file word, excel 2016. Các kế toán, doanh nghiệp có thể tham khảo và thực hiện nhanh chóng thuận tiện trên file word, Excel.

 

Chữ ký số mang đến rất nhiều sự tiện dụng và lợi ích của doanh nghiệp, tổ chức trong việc quản lý, phát hành hoá đơn điện tử.

Đây cũng là điều kiện bắt buộc để một hoá đơn điện tử trở thành hợp lệ. Tuy nhiên, sẽ có một vài lưu ý khi sử dụng chữ ký số trên hoá đơn điện tử mà doanh nghiệp, kế toán cần nắm vững để quản lý hoá đơn hiệu quả, thuận tiện

Chữ ký số trên hoá đơn điện tử

1. Khái niệm chữ ký số – chứng thư số

Chữ ký số là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện đối với các giao dịch điện tử qua mạng internet.

Chữ ký số là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử và giúp xác thực hóa đơn điện tử đó là của đơn vị nào phát hành.

Chứng thư số là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phát hành với mục đích xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký số.

Chứng thư số được sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử cần đảm bảo điều kiện là chống từ chối bởi người ký và đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử trong quá trình lưu trữ và truyền nhận.

2. Áp dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử như thế nào?

Khi đã có chứng thư số, doanh nghiệp mới được phép tạo chữ ký số. Chứng thư số cần có các thông tin cần thiết như tên của thuê bao, số hiệu của chứng thư số, thời hạn có hiệu lực của chứng thư số….

Áp dụng chữ số trên hoá đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để xuất và quản lý hoá đơn, đảm bảo tính hợp lề, hợp pháp, tính toàn vẹn các nội dung dữ liệu trên hoá đơn trong quá trình sử dụng.

Đối với hoá đơn điện tử, chữ ký số người bán là tiêu chí bắt buộc trên hoá đơn (Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC). Thời điểm ký số hoá đơn là thời điểm lập hoá đơn điện tử.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường lúng túng khi lập hoá đơn nhưng khách mua hàng (người mua) lại không có chữ ký số. Như vậy liệu hóa đơn điện tử được lập giữa hai bên có đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp hay không?

Căn cứ theo Công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016, trên hóa đơn điện tử không yêu cầu phải có chữ ký số của người mua hàng với những trường hợp sau đây:

– Bên mua không phải là đơn vị kế toán

– Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu…

Như vậy, tiêu chí chữ ký số trên hóa đơn điện tử hợp lệ không nhất thiết phải có chữ ký của người mua hàng nhưng phải có chữ ký điện tử của người bán hàng.

Đối với trường hợp các doanh nghiệp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì hóa đơn giấy cần đảm bảo có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và có chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý chỉ được thực hiện chuyển đổi hóa đơn một lần duy nhất và phải đảm bảo tính toàn vẹn thông tin của hóa đơn chuyển đổi.

3. Lưu ý khi sử dụng chữ ký số trên hoá đơn điện tử

Lưu ý khi sử dụng chữ ký số trên hoá đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng chữ ký số để xuất hoá đơn, quản lý hoá đơn điện tử, nhiều kế toán gặp phải một số trường hợp, vậy kế toán phải xử lý làm sao

– Chữ ký số hết hạn, làm thế nào để xuất hoá đơn điện tử tiếp?

Trường hợp chữ ký số bị hết hạn, doanh nghiệp cần phải gia hạn chữ ký số. Khi việc gia hạn hoàn thành, thông tin chữ ký số sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Tiếp theo, doanh nghiệp chỉ cần cập nhật chứng thư điện tử trên website www.laphoadon.gdt.gov.vn và xác thực hóa đơn như bình thường.

– Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để ký hoá đơn không?

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập và xác nhận hóa đơn, tuy nhiên cần đảm bảo tính hợp lệ của chữ ký số cũng như cập nhật toàn bộ chữ ký số hợp lệ lên hệ thống của Tổng cục Thuế: www.laphoadon.gdt.gov.vn

4. Chữ ký số EFY tích hợp trên tất cả các nền tảng hoá đơn điện tử

Là một trong những giải pháp ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp ngày 05/04/2018.

Chữ ký số EFY-CA được pháp luật công nhận có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay của cá nhân hoặc con dấu đối với tổ chức và được coi là phương án giải quyết tốt nhất mọi vấn đề khi giao dịch trên môi trường Internet, đồng thời cũng được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực bảo mật cao khác.

Chữ ký số EFY-CA đáp ứng đầy các nghiệp vụ ký số đa nền tảng với nhiều tính năng ưu việt và tiện lợi cho doanh nghiệp, chỉ với 1 chữ ký số, doanh nghiệp có thể xuất nhiều hoá đơn cùng lúc hay xuất hoá đơn ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào.

Bên cạnh đó, chữ ký số EFY-CA có thể tích hợp sử dụng trên tất cả các phần mềm hoá đơn điện tử với chất lượng hoạt động ổn định, khả năng ký số nhanh chóng và mức độ bảo mật thông tin cao.

Hiện tại, EFY-CA đang là nhà cung cấp chữ ký số của những thương hiệu lớn như: MATBAO, MB Bank, Vietcombank, Garco 10,…

Như vậy, trong quá trình ký số hoá đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý những nội dung thông tin mà EFY-CA đã nêu ở trên để thuận tiện và dễ dàng nhất trong việc sử dụng chữ ký số trên hoá đơn điện tử, đảm bảo những nội dung nhất định và quy định trong hoá đơn.

Chữ ký số là điều kiện bắt buộc đối với các giao dịch của doanh nghiệp trên môi trường điện tử.

Tuy nhiên, hiện tại vẫn còn nhiều doanh nghiệp còn chưa sử dung hoặc mới bắt đầu sử dụng chữ ký số nên không nắm rõ được cách sử dụng, cách ký chữ ký số EFY-CA vào file văn bản, hợp đồng với phần mềm Foxit Reader.

Theo dõi bài viết dưới đây để nắm bắt các bước thực hiện ký số nhé!

Cách ký chữ ký số EFY-CA

1. Chữ ký số EFY và những điều cần biết

Chữ ký số EFY-CA là dịch vụ chứng thực chữ ký số được cung cấp bởi Công ty Cổ phần công nghệ tin học chúng tôi – đơn vị có hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển các phần mềm ứng dụng.

Chữ ký số EFY-CA là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện đối với các giao dịch điện tử qua mạng internet.

Chữ ký số EFY cung cấp các giải pháp ký số trong các lĩnh vực:

– Kê khai và nộp Thuế điện tử

– Kê khai Hải quan điện tử

– Kê khai Bảo hiểm xã hội điện tử

– Quản lý hoá đơn điện tử

– Giao dịch Kho bạc nhà nước

– Các hoạt động giao dịch thương mại (thanh toán online, ký hợp đồng điện tử, gửi email…)

Với các loại hình: Chữ ký số Cá nhân, tổ chức, giải pháp tích hợp; Chứng thực số SSL; Chứng thư số CodeSigning

Hiện tại, chúng tôi đang được Bộ Thông Tin và Truyền Thông cấp phép với 2 loại dịch vụ chữ ký số:

– Chữ ký số sử dụng USB Token EFY-CA

– Ký số từ xa không sử dụng USB Token EFY-eREMOTESIGNING

2. Điều kiện thực hiện ký chữ ký số EFY-CA vào file văn bản, hợp đồng, bản khai….

Để thực hiện ký số vào file văn bản, hợp đồng, bản khai, người dùng cần phải đảm bảo 2 yếu tố sau đây:

– Sử dụng phần mềm đọc file định dạng .PDF (trong hướng dẫn này sẽ sử dụng phần mềm Foxit Reader, các bạn có thể dùng các phần mềm đọc file định dạng .PDF khác đều được);

– Có chữ ký số (USB Token).

Nếu bạn chưa cài đặt phần mềm Foxit Reader bạn có thể Download phần mềm foxit reader tại địa chỉ: https://www.foxitsoftware.com/downloads/

Trong ô Foxit Reader và Click vào Free Download

Sau khi tại xong, bạn tiến hành cài đặt phần mềm

Lưu ý:

Hiện Foxit Reader version < 9.5.0 sẽ không có chức năng ký số, vì vậy các bạn cần nâng cấp Foxit Reader lên version cao hơn bản 9.5.0 mới có hỗ trợ.

Ngoài ra Foxit reader chạy trên hệ điều hành MAC và Linux hiện tại cũng chưa hỗ trợ chức năng ký số.

3. Cách ký chữ ký số vào file văn bản, hợp đồng, bản khai

Để thực hiện ký số trên các file văn bản, hợp đồng, bản khai định dạng .PDF, người dùng cần tuân thủ thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Mở file bản Hợp đồng/ Bản khai định dạng PDF với phần mềm Foxit Reader.

Bước 2: Tại giao diện Foxit Reader chọn [Protect] với chức năng [Sign&Certify] -> chọn [Place Signature …] để tiến hành ký vào văn bản.

Bước 3: Chọn nơi chữ ký sẽ hiển thị.

Sau khi chọn Place Signature… bây giờ người dùng hãy kẻ 1 khung hình vuông hoặc chữ nhật tùy thích ở chỗ tên giám đốc (chỗ đóng mộc đỏ). (Trên thực tế thì người dùng có thể kẻ khung để chữ ký ở đâu bất kì trên file PDF đều được.)

Bước 4: Xuất hiện form có chứa thông tin chữ ký số, chọn Sign.

Sau khi bấm Sign để ký số thì ứng dụng sẽ hỏi người dùng nơi lưu file sắp được ký (Người dùng lưu ở ổ đĩa hoặc thư mục bất kì nào tùy thích)

Lưu ý các mục:

Sign as: Chọn Chữ ký phù hợp (tránh trường hợp có nhiều chữ ký đang được dùng);

Reason: Chọn lý do ký văn bản phù hợp;

Ngoài ra, bạn cũng có thể tự thiết kế mẫu chữ ký phù hợp hoặc ngắn gọn với chức năng tại:

[Appearance Type] -> Chọn [Create New Style] -> Sử dụng các lựa chọn có sẵn để tạo mẫu chữ ký đẹp theo mong muốn.

Bước 5: Hệ thống sẽ yêu cầu nhập tên file mới và nơi lưu trữ file sau khi đã ký số -> Chọn [Save].

Bước 6: Xuất hiện hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu để truy xuất đến USB Token, nhập mật khẩu và nhấn [Đăng nhập].

Chọn nơi lưu xong thì người dùng đợi TOKEN bắt đầu ký số file PDF và sau đó sẽ yêu cầu nhập mã pin token (Mặc định mọi token pass là: 12345678) nếu người dùng đã đổi mã pin token thì nhập theo mã pin đã đổi.

Bước 7: Nếu nhập đúng thông tin Mật khẩu của USB Token phần mềm sẽ ký số vào văn bản, các bạn sẽ thấy xuất hiện thông tin của bạn ngay tại nơi các bạn đã chọn sẽ ký vào ở bước 3, đến đây xem như là hoàn tất việc ký số vào file văn bản, hợp đồng, tờ khai.

Nếu có hiện lên thông báo gì người dùng chọn bấm [OK] là xong.

Bước 8: Người dùng có thể kiểm tra lại bằng cách bấm vào biểu tượng cây viết ở menu bên trái để xem lại thông tin chữ ký số vừa được ký vào văn bản.

Ngoài ra, người dùng cũng có thể click trực tiếp vào chữ ký để xem chữ ký đã được xác thực và có giá trị hay không.

Như vậy là đã xong quá trình ký điện tử chữ ký số dạng offline 1 file PDF

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết cách ký chữ ký số EFY-CA trên văn bản, tờ khai, hợp đồng định dạng file PDF với phần mềm Foxit Reader.

Hy vọng bài viết sẽ hữu ích và giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc ký số và thực hiện các giao dịch điện tử của mình

Ký kết hợp đồng điện tử khác biệt hoàn toàn với hợp đồng truyền thống. Vì vậy, khi EFY cung cấp dịch hợp đồng điện tử EFY, người không khỏi có những bỡ ngỡ.

Nhằm giúp khách hàng dễ dàng và thuận tiện trong việc ký kết hợp đồng điện tử, chúng tôi sẽ giải đáp với khách hàng những thắc mắc về hợp đồng điện tử EFY và hướng dẫn cách thức thực hiện ký hợp đồng điện tử EFY trên phần mềm Hoá đơn điện tử và Kê khai Bảo hiểm xã hội Việt Nam.

Cách ký hợp đồng điện tử

1. Hợp đồng điện tử EFY là gì?

Hợp đồng điện tử EFY là một ứng dụng công nghệ thông tin loại bỏ 100% giao dịch giấy và tiền mặt giúp nhân viên kinh doanh làm các hợp đồng về phần mềm kê khai BHXH điện tử, HĐĐT… đảm bảo các hoạt động giao kết hợp đồng diễn ra nhanh chóng và thuận tiện trên môi trường Internet bằng việc nhập thông tin, dữ liệu của khách hàng và các gói dịch vụ muốn đăng ký vào mẫu có sẵn trên hệ thống, sau đó khách hàng ký hợp đồng trên điện thoại, desktop bằng hình thức chữ ký số tạo thành hợp đồng điện tử.

Với việc ký kết hợp đồng điện tử khách hàng sẽ không phải nhận bất cứ giấy tờ nào, tất cả dữ liệu nội dung trong bản hợp đồng được lưu trữ trên hệ thống của

Doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng điện tử EFY bằng cách sử dụng chữ ký số USB token, chữ ký số trên nền tảng đám mây (Cloud) hay ký bằng ảnh (áp dụng cho các tài liệu nội bộ hoặc theo nhu cầu).

2. Ký kết hợp đồng trên hợp đồng điện tử EFY có gì khác biệt với giao dịch truyền thống?

Quy trình ký kết hợp đồng là điểm khác biệt lớn nhất giữa hợp đồng điện tử nói chung và hợp đồng điện tử EFY nói riêng với hợp đồng truyền thống.

Một hợp đồng truyền thống sẽ được ký kết bằng việc các bên gặp mặt trực tiếp hay trao đổi với nhau bằng các phương tiện giấy tờ, văn bản và ký bằng chữ ký tay. Còn một hợp đồng điện tử sẽ được ký kết bằng phương tiện tử và hợp đồng sẽ được ký bằng chữ ký số

Ký hợp đồng điện tử khác gì với hợp đồng truyền thống

Ký hợp đồng điện tử EFY đảm bảo 2 đặc điểm phân biệt với hợp đồng truyền thống:

– Ký hợp đồng “phi giấy tờ” bằng điện thoại smartphone, các thiết bị điện tử có chức năng tương ứng.

– Được ký bằng chữ ký số

3. Lợi ích của việc ký hợp đồng điện tử EFY

Với mục tiêu hướng tới doanh nghiệp không giấy tờ, hợp đồng điện tử EFY mang đến cho doanh nghiệp:

– Khả năng tiết kiệm thời gian và chi phí lên đến 70%. Doanh nghiệp sẽ không mất thời gian đi lại, chờ đợi hay chi phí lưu trữ, in ấn văn bản hợp đồng.. như hình thức hợp đồng truyền thống

– Vận hành tối ưu, nhanh chóng, thuận tiện trên môi trường Internet, nâng cao trải nghiệm khách hàng

– Khởi tạo hợp đồng, xác định vai trò ký, ký kết và lưu trữ, quản lý hợp đồng trên cùng một nền tảng số.

–  Khả năng ký kết các hợp đồng đơn lẻ hay ký hàng loạt không giới hạn số lượng hợp đồng cùng lúc chỉ trong vài phút.

Đặc biệt, hiện nay đang là thời điểm dịch bệnh Covid-19 có những diễn biến phức tạp, mọi hoạt động bị ngưng trệ và chậm trễ, ảnh hưởng đến tiến độ công việc đang triển khai. Ngoài ra, việc quản lý, tổng hợp, lưu trữ và trích xuất kho dữ liệu vật lí truyền thống cũng gây mất rất nhiều thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp.

Vì vậy, việc phát triển hợp đồng điện tử EFY sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ công việc, mọi hợp đồng được ký kết trên nền tảng số kịp thời và nhanh chóng dù bạn ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào kể cả khi phủ thực hiện giãn cách xã hội, việc sử dụng hợp đồng điện tử cũng giảm những tiếp xúc trực tiếp, ngăn chặn nguy cơ lây lan dịch bệnh trong cộng đồng.

4. Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử qua Email

Cách ký hợp đồng điện tử

Để sử dụng tính năng hợp đồng điện tử EFY trên phần mềm Hoá đơn điện tử (iHOADON) và phần mềm kê khai Bảo hiểm xã hội điện tử (iVAN), khi nhận được hợp đồng từ nhân viên gửi sang, khách hàng thực hiện:

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm iHOADON, eBHXH

Bước 2: Màn hình hiện lên thông báo xác thực dịch vụ với 3 chức năng

1. Xem hợp đồng,
2. Ký hợp đồng,
3. Để sau.

– Khách hàng có thể xem xét hợp đồng trước khi ký bằng việc chọn chức năng [Xem hợp đồng] và kiểm tra lại tất cả các nội dung, thông tin, điều khoản…trên hợp đồng đã chính xác chưa

– Sau khi đã kiểm tra các thông tin, đảm bảo mọi thông tin trên hợp đồng là chính xác thì chuyển sang thực hiện chức năng [Ký hợp đồng]

Nếu khách hàng không xem hợp đồng mà muốn ký luôn thì có thể chọn luôn chức năng [Ký hợp đồng], bỏ qua chức năng [Xem hợp đồng]

Bước 3: Thực hiện Ký hợp đồng

Khách hàng chọn nơi ký, sẽ hiển thị form thông tin chữ ký số, bạn cần nhập mã PIN tiến hành thao tác ký số trên phần mềm và chọn hoàn tất.

Ngay sau khi khách hàng ký số trên hợp đồng điện tử, trên hệ thống phần mềm của EFY sẽ nhận được bản hợp đồng điện tử đã có chữ ký của khách hàng -> Ký hợp đồng điện tử thành công

Ngoài ra, khách hàng cũng có thể ký hợp đồng điện tử qua email dưới dạng file PDF.

Hợp đồng điện tử EFY là giải pháp tối ưu cho khách hàng khi lựa chọn sử dụng hoá đơn điện tử, phần mềm kê khai BHXH của chúng tôi nâng cao trải nghiệm khách hàng với những tiện lợi tiện ích mà hình thức này mang lại.

Hy vọng bài viết cách ký hợp đồng điện tử EFY sẽ giúp bạn tiếp cận và sử dụng thuận lợi phần mềm này

Đối với những bạn khi bắt đầu tìm hiểu và nghiên cứu để lựa chọn chữ ký số, chắc hẳn mọi người cũng từng nghe nói đến chữ ký số EFY-CA.

Cung cấp dịch vụ với mức giá rất rẻ nhưng liệu chữ ký số EFY có tốt không đang là câu hỏi rất nhiều người quan tâm. Háy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây để có lời giải đáp

Chữ ký số EFY có tốt không?

1. Chữ ký số EFY-CA là gì?

Chữ ký số EFY-CA là 1 loại chữ ký điện tử do Công ty Cổ phần tin học và công nghệ chúng tôi cung cấp và khởi tạo và được Bộ Thông Tin và Truyền Thông cấp phép vào ngày 05/04/2018. Chữ ký số EFY-CA được tích hợp đầy đủ thông tin cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức… trong Token USB, hỗ trợ ký số trong các hoạt động giao dịch điện tử cho doanh nghiệp, cá nhân và tổ chức.

Hiện tại, EFY-CA cung cấp 2 loại chữ ký số là chữ ký số Token và đang phát triển chữ ký số từ xa EFY – eREMOTESIGNING với 4 loại hình cấp phát chứng thư bao gồm:

• Chứng thư số dành cho cơ quan, tổ chức
• Chứng thư số dành cho cá nhân, cá nhân thuộc tổ chức – doanh nghiệp
• Chứng thư số Code Signing dành cho các ứng dụng, phần mềm
• Chứng thư số SSL dành cho Website

2. Chữ ký số EFY có tốt không?

Chữ ký số EFY có tốt không?

Được cung cấp bởi chúng tôi – đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin, phát triển phần mềm. Vì vậy, khi sử dụng chữ ký số EFY-CA bạn có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng dịch vụ cũng như kỹ thuật của chữ ký số.

Tất cả các giao dịch trực tuyến đều được giải quyết nhanh chóng, đơn giản đảm bảo mang đến đầy đủ tính năng và lợi ích cho khách hàng sử dụng:

Giá trị pháp lý

Chữ ký số EFY-CA được thiết kế theo các tiêu chuẩn quốc tế X509, PKIX, LDAP… được Bộ Thông Tin và Truyền Thông đảm bảo giá trị pháp lý.

Khả năng bảo mật cao

Được Bộ Thông Tin & Truyền Thông đảm bảo giá trị pháp lý, chữ ký số EFY-CA có độ bảo mật cao:

Chữ ký số trang bị 2 khóa bảo mật: khóa công khai và khóa bí mật, trong đó, khóa bí mật đạt tiêu chuẩn bảo mật đạt mức 4 – tiêu chuẩn cao nhất về bảo mật chữ ký vơi thiết bị bảo mật chữ ký số USB Token được bảo mật trọn đời.

Ngoài ra, đối với dịch vụ chữ ký số từ xa sử dụng công nghệ an toàn bảo mật theo tiêu chuẩn eIDAS quy định về định danh, xác thực điện tử và dịch vụ tin cậy đảm bảo an toàn bảo mật thông tin tuyệt đối cho người dùng.

Chữ ký số EFY-CA giúp khách hàng an tâm về các giao dịch, khả năng chống chối bỏ trách nhiệm với những nội dung đã ký, không thể giả mạo chữ ký và không cho phép chỉnh sửa nội dung thông tin sau khi ký trừ chủ sở hữu chứng thư số.

Hỗ trợ nhiều phương thức đăng ký chữ ký số

Chữ ký số EFY-CA hỗ trợ đầy đủ trên các nền tảng khác nhau: Web, Email, Face-to-face, CMP, SCEP…

Khả năng thực hiền mọi giao dịch trực tuyến

EFY-CA cho phép người dùng thực hiện các hoạt động giao dịch trược tuyến như hỗ trợ kê khai và nộp thuế, khai hải quan, nộp BHXH điện tử, ký hoá đơn điện tử, ký email, văn bản, ký hợp đồng điện tử, thanh toán trực tuyến, ký số với các ứng dụng quản lý doanh nghiệp…

Việc sử dụng chữ ký số trong các hoạt động giao dịch trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí nâng cao năng suất công viếc và đáp ứng những yêu cầu đòi hỏi của việc phát triển ứng dụng công nghệ thông tin

Chất lượng ổn định

Chữ ký số EFY-CA hoạt động ổn định trên các nền tảng giúp người dùng thực hiện các giao dịch nhanh chóng và dễ dàng, không nghẽn mạng, quá tải trong quá trình giao dịch trực tuyến.

Dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, hỗ trợ khách hàng tận tâm

Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có kinh nghiệm tốt trong việc sử dụng chữ ký số và am hiểu các nghiệp vụ kê khai (thuế, hải quan, BHXH điện tử, hoá đơn điện tử), có khả năng xử lý các tình huống linh hoạt.

Vì vậy, dịch vụ hỗ trợ chăm sóc khách hàng của EFY-CA luôn đảm bảo hỗ trợ, giải đáp thắc mắc 24/7

Chữ ký số EFY có tốt không?

Khi có những vướng mắc hay gặp vấn đề trong quá trình ký số (lỗi không ký được, token bị khoá, quên mật khẩu,…) bạn đều có thể gọi tổng đài EFY để được hỗ trợ và khắc phục lỗi chữ ký số nhanh chóng, đảm bảo sử dụng chữ ký số liên tục.

Mức giá thành rẻ

Hiện nay, chữ ký số EFY là chữ ký số uy tín, chất lượng có mức giá rẻ nhất thị trưởng chỉ từ 605.000 đồng.

Nhiều khách hàng tỏ ra khá e ngại và lo lắng liệu với một mức giá rẻ như vậy liệu chữ ký số EFY có tốt không?

Tuy nhiên, thực chất EFY-CA có mức giá thấp như vậy là do đơn vị đang triển khai chương trình hỗ trợ khách hàng giảm bớt gánh nặng trong mùa dịch Covid-19 đang có những diễn biến phức tạp gây nên nhiều khó khăn trong các hoạt động sản xuất kinh doanh.

Vì vậy, khách hàng có thể an tâm lựa chọn bởi mặc dù mức giá giảm nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ, hỗ trợ không giảm.

Chính sách khuyến mại tốt

EFY-CA thường xuyên đưa ra các dịch vụ khuyến mại tốt dành cho khách hàng như mua chữ chữ ký số 3 năm được tặng 1 USB Token hay như hiện tại EFY cũng đang triển khai chương trình đồng hành cùng cùng khách hàng vượt qua khó khăn do dịch Covid-19 gây nên với những ưu đãi hấp dẫn khi sử dụng chữ ký số EFY-CA. Ngoài ra, khi mua chữ ký số 3 năm bạn còn được tặng thêm 500 hoá đơn điện tử.

3. Một vài lưu ý khi lựa chọn chữ ký số EFY-CA

Cũng như những nhà cung cấp chữ ký số khác, hiện nay chữ ký số EFY-CA gặp phải tình trạng một số cá nhân, tổ chức giả mạo là đại lý, nhà cung cấp chữ ký số EFY gọi điện, gửi email thông báo chữ ký số hết hạn để yêu cầu khách hàng gia hạn, đăng ký mới chứng thư số.

Vì vậy, để đảm bảo chính sách, quyền lợi của quý khách hàng nên lưu ý khi đăng ký phải đảm bảo có mẫu đăng ký của EFY, có hóa đơn và hợp đồng và giấy chứng nhận của EFY, email nhận được phải là email có đuôi @efy.com.vn

4. Thủ tục đăng ký chữ ký số EFY-CA

Khi bạn đã quyết định mua chữ ký số EFY-CA, hãy liên hệ với tổng đài EFY: 19006142 (Miền Bắc)/ 19006139 (Miền Nam) để nhận được những tư vấn gói dịch vụ chữ ký số phù hợp, hướng dẫn hoàn thiện đăng ký dịch vụ chữ ký số.

Sau khi đăng ký, khách hàng sẽ nhanh chóng nhận được thiết bị Token chứng thư số và được nhân viên kỹ thuật EFY hỗ trợ cài đặt, hướng dẫn sử dụng chữ ký số EFY-CA trong các giao dịch điện tử đạt hiệu quả và mục tiêu doanh nghiệp.

Để đăng ký chữ ký số EFY-CA, bạn cần chuẩn bị một số thủ tục giấy tờ để hoàn thiện hồ sơ đăng ký chữ ký số theo quy định của Bộ Truyền Thông & Thông Tin.

Một bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm:

– 1 bản giấy đăng ký cấp chứng thư số EFY-CA (do người đại diện pháp luật ký đóng dấu) – tải về TẠI ĐÂY

– 1 bản photo giấy Đăng ký kinh doanh/ Quyết định thành lập (Có công chứng hoặc đóng dấu treo đơn vị)

– 1 bản photo CMND/ CCCD/ hộ chiếu của người đại diện pháp luật (Có công chứng hoặc đóng dấu treo đơn vị)

– 1 bản Giấy xác nhận thông tin khách hàng (người đại diện pháp luật ký đóng dấu) – tải về TẠI ĐÂY

Qua những tiêu chí mà tôi đã nêu ở trên chắc hẳn các bạn đã biết được chữ ký số EFY có tốt không.

Mặc dù chữ ký số EFY hiện nay đang có mức giá khá rẻ trên thị trường nhưng vẫn luôn đảm bảo được chất lượng và dịch vụ cung cấp tới khách hàng luôn tốt và an toàn.

Hiện nay, chữ ký số và chữ ký điện tử được ứng dụng phổ biến trong các hoạt động giao dịch ở hầu hết các lĩnh vực.

Tuy nhiên, khi nhắc đến chữ ký số và chữ ký điện tử, nhiều người bị nhầm lẫn giữa hai khái niệm này. Vậy thực chất hai khái niệm này có khác nhau không? Tìm lời giải đáp qua bài viết bên dưới nhé!

Chữ ký điện tử và chữ ký số

1. Chữ ký điện tử và chữ ký số là gì?

1.1 Chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký điện tử (electronic signature) là dạng chữ ký được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

Như vậy, Chữ ký điện tử là một dạng thông tin được đi kèm theo dữ liệu. Dữ liệu đó có thể là: văn bản, video hoặc hình ảnh. Mục đích chính của chữ ký điện tử là xác định người chủ của dữ liệu đó.

* Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử:

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử chia thành 2 trường hợp bao gồm giá trị pháp lý của chữ ký điện tử với vai trò là chữ ký và chữ ký điện tử với vai trò là con dấu. Cụ thể:

– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì văn bản đó được coi là có giá trị pháp lý khi đảm bảo đầy đủ các điều kiện sau

+ Chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu;

+ Chữ ký điện tử phải đảm bảo đủ an toàn và không bị giả mạo khi tạo ra chữ ký điện tử

– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì văn bản được xem là hợp lệ nếu chữ ký điện tử (được coi là con dấu) được ký đáp ứng các điều kiện an toàn sau:

+ Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng

+ Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký trong thời điểm ký

+ Mọi thay đổi với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện

+ Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện

Lưu ý: Chữ ký điện tử được tổ chức cung cấp chữ ký điện tử chứng thực được xem là bảo đảm các điều kiện an toàn

1.2 Chữ ký số là gì?

Chữ ký số (digital signature) là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

–  Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

– Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Ngoài ra, có thể hiểu, Chữ ký số chính là một dạng của chữ ký điện tử, là tập con của chữ ký điện tử (chữ ký điện tử bao hàm chữ ký số). Nó có vai trò như chữ ký hay dấu vân tay đối với cá nhân hay con dấu đối với tổ chức, doanh nghiệp và dùng để xác nhận lời cam kết của tổ chức, cá nhân đó trong văn bản mình đã ký trên môi trường điện tử số. Chữ ký số được được thừa nhận về mặt pháp lý.

* Giá trị pháp lý của chữ ký số

Về nguyên tắc, do chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử nên chữ ký số phải đảm bảo các điều kiện về tính an toàn và tính định danh của chữ ký điện tử. Ngoài ra, chữ ký số còn phải đảm bảo các điều kiện về an toàn dành riêng cho chữ ký số dưới đây mới được coi là chữ ký số cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có giá trị pháp lý:

– Chữ ký số được tạo ra trong thời gian có hiệu lực và kiểm tra được bằng khoá công khai ghi trên chứng thư số

– Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khoá bí mật tương ứng với khoá công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp;

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.

– Khoá bí mật thuộc kiểm soát của người ký trong thời điểm ký

Lưu ý: Đối với chữ ký số được nước ngoài cấp phép sử dụng tại Việt Nam cũng có giá trị pháp lý tương tự chữ ký số do cơ quan Việt Nam cấp.

1.3 Một số trường hợp sử dụng chữ ký điện tử và chữ ký số

Chữ ký điện tử và chữ ký số được sử dụng trong các trường hợp: Ký phát hành hoá đơn doanh nghiệp, ký tờ khai hải quan, ký hợp đồng kinh doanh với đối tác, ký bảo hiểm xã hội, ký tờ khai và nộp thuế điện tử, ký duyệt các lệnh và tài khoản ngân hàng…giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao năng suất làm việc.

2. Phân biệt giữa chữ ký số và chữ ký điện tử

Chữ ký điện tử và chữ ký số

Mặc dù chữ ký điện tử và chữ ký số đều có thể dùng thay thế cho chữ viết tay truyền thống và được ứng dụng trong môi trường giao dịch điện tử.

Tuy nhiên về bản chất 2 loại chữ ký này lại có nhiều điểm khác biệt lớn. Cụ thể:

Yếu tố	Chữ ký điện tử	Chữ ký số
Tính chất	Có thể là bất kỳ biểu tượng, hình ảnh, quy trình nào được đính kèm với tin nhắn hoặc tài liệu biểu thị danh tính của người ký và hành động đồng ý với nó.	Có thể được hình dung như một “dấu vân tay”, “con dấu” điện tử, được mã hóa và xác định danh tính người thực sự ký nó
Tiêu chuẩn	Không phụ thuộc vào các tiêu chuẩn Không sử dụng mã hóa.	Sử dụng các phương thức mã hoá mật mã dựa trên cơ sở hạ tầng khóa công nghệ PKI, và đảm bảo danh tính người ký và mục đích, tính toàn vẹn dữ liệu và không thoái thác của văn bản đã ký.
Tính năng	Xác minh một tài liệu	Bảo mật một tài liệu
Cơ chế xác thực	Xác minh danh tính người ký thông qua email, mã PIN điện thoại…	ID kỹ thuật số dựa trên chứng chỉ
Xác nhận	Không có quy trình xác nhận cụ thể	Được xác nhận bởi các cơ quan chứng nhận tin cậy hoặc nhà cung cấp dịch vụ uỷ thác
Bảo mật	Chữ ký dễ bị giả mạo	Độ an toàn bảo mật cao, khó có thể được sao chép, giả mạo hoặc thay đổi
Phần mềm độc quyền	Trong nhiều trường hợp, chữ ký điện tử không được ràng buộc về mặt pháp lý và sẽ yêu cầu phần mềm độc quyền để xác nhận chữ ký điện tử.	Có thể được xác nhận bởi bất cứ ai mà không cần phần mềm xác minh độc quyền

Bảng so sánh chữ ký điện tử và chữ ký số

Thông thường, các thuật ngữ chữ ký số và chữ ký điện tử đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng giữa 2 khái niệm này vẫn tồn tại nhiều sự khác biệt giữa chúng. Và chữ ký số được sử dụng rộng rãi và an toàn hơn chữ ký điện tử.

Từ những giái đáp bên trên có thể thấy, chữ ký điện tử và chữ ký số là không cùng nghĩa. Chữ ký số chỉ là một tập con của chữ ký điện tử hay chữ ký điện tử bao hàm chữ ký số.

Vì vậy, doanh nghiệp cần chú ý để tránh nhầm lẫn giữa hai khái niệm này trong các hoạt động giao dịch điện tử, đảm bảo tính pháp lý và an toàn khi sử dụng.

Hiện nay, chữ ký số được sử dụng như một phương án thay thế chữ ký tay trong các giao dịch thương mại điện tử trong môi trường công nghệ số.

Về mặt pháp lý, chữ ký số có giá trị tương đương so với vân tay đối với cá nhân và con dấu cùng chữ ký người đại diện đối với doanh nghiệp.

Vì thế, việc sử dụng chữ ký số hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong các giao dịch trong môi trường trực tuyến.

Vậy chữ ký số là gì? Tại sao doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Tại sao phải sử dụng chữ ký số?

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số hay còn gọi là Token là một thiết bị được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện đối với các giao dịch điện tử qua mạng internet.

Hiện nay, các doanh nghiệp coi chữ ký số như một công nghệ xác thực, đảm bảo an ninh, an toàn cho các hoạt động giao dịch qua Internet, nó giải quyết vấn đề toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp doanh nghiệp yên tâm với giao dịch của mình.

Việc áp dụng chữ ký số đã giảm thiểu chi phí công văn giấy tờ theo lối truyền thống, giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong hành lang pháp lý, giao dịch qua mạng với cơ quan thuế, hải quan, ngân hàng điện tử,…

Thiết bị thể hiện Chữ ký số chính là USB Token – là thiết bị phần cứng (USB) dùng để tạo ra cặp khóa công khai và bí mật cũng như lưu trữ thông tin của khách hàng. Ngoài ra, hiện nay một số đơn vị đang nghiên cứu và phát triển chữ ký số từ xa không sử dụng USB Token khắc phục được những tồn tại của chữ ký số Token thông thường.

2. Tại sao doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số?

2.1 Quy định pháp luật bắt buộc sử dụng chữ ký số

• Doanh nghiệp cần có chữ ký số để kê khai và nộp thuế qua mạng

Tại sao phải sử dụng chữ ký số

Theo quy định tại Khoản 4, Điều 1, Luật số 21/2012/QH 13 ban hành 20/11/2012 sửa đổi, bổ sung thêm Khoản 10 vào Điều 7 của Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11, kể từ ngày 1/7/2013, các doanh nghiệp đóng trụ sở tại các tỉnh/thành phố có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin bắt buộc kê khai thuế qua mạng. Cụ thể:

“Nếu người nộp thuế là tổ chức kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Bên cạnh đó, theo quy định tại Điều 5 Thông tư 180/2010/TT-BTC, để thực hiện kê khai thuế qua mạng, mỗi doanh nghiệp chỉ cần có một chữ ký số, một địa chỉ email đảm bảo liên lạc ổn định qua Internet và làm thủ tục đăng ký với cơ quan Thuế về việc sử dụng hình thức khai thuế điện tử.

Việc thực hiện kê khai thuế qua mạng, NNT cần gửi các Tờ khai thuế đã được kết xuất ra file *.pdf từ phần mềm lên website http://kekhaithue.gdt.gov.vn/ của Tổng cục Thuế. Tuy nhiên, để có thể gửi file này đi, mỗi doanh nghiệp cần có một Tài khoản đăng nhập và một Chữ ký số dùng để “ký” lên các file trước khi gửi tờ khai.

Nếu doanh nghiệp không có chữ ký số USB Token, cho dù có tài khoản và đăng nhập được vào website của Tổng cục thuế thì không thể “ký” được Tờ khai để truyền đi.

=> Do đó, muốn thực hiện được việc kê khai thuế qua mạng, doanh nghiệp BẮT BUỘC phải sử dụng chữ ký số.

• Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có chữ ký điện tử

Tại sao phải sử dụng chữ ký số

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC và Nghị quyết 01/NQ-CP bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử

– Doanh nghiệp thành lập từ 01/11/2018 phải sử dụng ngay hóa đơn điện tử

– Năm 2019, Hà Nội, TP Hồ Chí Minh và các đô thị lớn phải hoàn thành áp dụng hóa đơn điện tử

– Từ ngày 01/11/2020: 100% Doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ điểm e, khoản 1 và khoản 2, Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử:

“1. Hóa đơn điện tử phải có: Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.

Như vậy, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, nhưng bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người bán.

=> Khi hoá đơn điện tử bắt buộc áp dụng trong các doanh nghiệp đồng nghĩa với việc bắt buộc sử dụng chữ ký số

• Doanh nghiệp đăng ký, kê khai và nộp báo cáo BHXH điện tử cần có chữ ký số

Theo quy định tại Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp/ cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử.

“Doanh nghiệp muốn thực hiện triển khai giao dịch điện tử trong khai bảo hiểm xã hội thì yêu cầu đầu tiên đối phải có chữ ký số hợp pháp. Chữ ký số là một dạng thông tin đi kèm với văn bản mục đích xác định người tạo lập, chịu trách nhiệm về dữ liệu đó, được thừa nhận về mặt pháp lý.”

Trong quá trình doanh nghiệp thực hiện khai bảo hiểm xã hội điện tử, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số để thực hiện việc đăng ký giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH Việt Nam, nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH sau khi đã hoàn thành các bước nhập liệu

Tại sao phải sử dụng chữ ký số

=> Để thực hiện triển khai giao dịch điện tử trong khai bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần phải có chữ ký số

2.2 Xu hướng phát triển của giao dịch điện tử

Cùng với sự phát triển của CNTT, giao dịch điện tử ngày càng trở lên phổ biến và phát triển, trong tương lai gần, đây sẽ là hình thức giao dịch chính của khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp. Mà chữ ký số được coi như con dấu điện tử của doanh nghiệp, là phương tiện đảm bảo xác thực cho giao dịch điện tử. Vì vậy, chữ ký số chính là điều kiện cần để các cá nhân, tổ chức. doanh nghiệp tiến hành giao dịch trên mạng Internet.

2.3 Lợi ích chữ ký số đem lại cho doanh nghiệp

Việc sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí hành chính. Hoạt động giao dịch điện tử cũng được nâng tầm đẩy mạnh. Không mất thời gian đi lại, chờ đợi, in ấn công văn, giấy tờ. Ngoài ra, việc ký kết các văn bản ký điện tử có thể diễn ra nhanh chóng ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào. Việc chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý… diễn ra tiện lợi và nhanh chóng.

Như vậy, dựa theo những quy định pháp luật về chữ ký số, cũng như xu hướng phát triển của giao dịch điện tử và lợi ích từ chữ ký số mang lại cho doanh nghiệp, chữ ký số trở thành vật bất ly thân quan trọng hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong các giao dịch trên môi trường trực tuyến. Vì vậy, việc sử dụng chữ ký số đối với doanh nghiệp vừa cần thiết mà cũng là một điều kiện bắt buộc.

3. Giải pháp chữ ký số EFY-CA cho mọi doanh nghiệp

Được tích hợp với nhiều phần mềm như: Hóa đơn điện tử, kế toán, kê khai thuế,… Chữ ký số EFY-CA giúp khách dễ dàng ký và phát hành hóa đơn, kê khai thuế, hải quan, mua sắm online, ký hợp đồng điện tử…chỉ với vài thao tác đơn giản

EFY-CA đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật theo nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính Phủ. Hệ thống bảo mật an toàn chất lượng, an ninh thông tin được chứng nhận phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 9001, ISO/IEC 27001, CMMI và CSA STAR. Vì vậy, bạn có thể tin tưởng, an tâm khi sử dụng chữ ký số EFY-CA trong các giao dịch điện tử của mình

Chữ ký số EFY-CA cấp phát đầy đủ các loại hình chữ ký số phù hợp với tất cả yêu cầu của khách hàng, bao gồm:

– Chứng thư số cho cơ quan, tổ chức

– Chứng thư số cho cá nhân, cá nhân thuộc tổ chức – doanh nghiệp

– Chứng thư số SSL dành cho Website

– Chứng thư số Code Signing dành cho phần mềm

Hiện nay, EFY-CA cũng đang nghiên cứu, triển khai hình thức chữ ký số từ xa không sử dụng USB Token EFY-eREMOTESIGNING, mang đến những tiện ích mà USB Token không bao giờ có được: Khả năng ký số ngay trên thiết bị di động, truy cập nhiều người dùng cùng lúc, khả năng xác thực đa nhân tố, tốc độ xử lý nhanh…thúc đẩy các hoạt động giao dịch điện tử một cách an toàn, nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi

Từ những lý do nêu trên chắc hẳn bạn đã biết tại sao doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số rồi đúng không.

Với những lý do nêu trên, doanh nghiệp hãy lựa chọn cho mình đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín, chất lượng và an toàn để tránh những bất cập không đáng có xẩy ra trong quá trình sử dụng chữ ký số

Ngày 27/09/2018, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Vậy chữ ký số là gì? Chữ ký số dùng để làm gì? Cùng EFY-CA đi tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé!

Chữ ký số dùng để làm gì?

1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.

Đặc điểm của chữ ký số:

– Tính toàn vẹn: Chữ ký số sử dụng hàm băng đặc biệt đảm bảo chỉ có đối tác/ người nhận văn bản đã ký mới có thể mở văn bản chữ ký số. Từ đó, đảm bảo văn bản đã ký điện tử không bị tác động bởi bên thứ 3.

– Khả năng bảo mật cao: Chữ ký số sử dụng 2 lớp mã khóa: mã khóa công khai và mã khóa bí mật. Với công nghệ mã hóa công khai (PKI) với thuật toán mã hóa công khai RSA, chữ ký số không bị ăn cắp bởi bất cứ hacker nào.

– Xác định rõ nguồn gốc: Với văn bản mà sử dụng chữ ký số để ký nhận sẽ cho thông tin chi tiết nhất về chủ nhân của chữ ký số. Khi có bất cứ tranh chấp nào liên quan đến văn bản được ký nhận, cơ quan chức năng có thể xác minh rõ đơn vị đã ký chữ ký số.

– Tính không thể phủ nhận: Khi đã ký chữ ký số thì không thể xóa bỏ cũng không thể thay thế.

2. Chữ ký số dùng để làm gì?

Chữ ký số đảm bảo giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay (đối với cá nhân) và tương đương con dấu & chữ ký của người đại diện (đối với tổ chức, doanh nghiệp). Vì vậy, chữ ký số được dùng để thay thế chữ ký tay trong tất cả các trường hợp giao dịch điện tử thương mại trong môi trường số giúp hoạt động giao dịch được diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm.

Ngày nay chữ ký số được ứng dụng rộng rãi trong tất cả các ngành, là một giải pháp công nghệ giúp rút ngắn thời gian và quy trình ký văn bản, làm cho thủ tục kê khai dần chuyển sang quy trình số hóa hoàn toàn hay ứng dụng trong các hoạt động giao dịch trực tuyến, thương mại điện tử….

* Đối với các hoạt động giao dịch trực tuyến, thương mại điện tử

Chữ ký số được dùng trong các hoạt động giao dịch thư điện tử, email, để các đối tác, khách hàng của bạn xác định bạn có phải là người gửi thư/ email không.

Chữ ký số dùng để làm gì?

Bên cạnh đó, có thể sử dụng chữ ký số trong việc đầu tư chứng khoán trực tuyến, mua bán hàng trực tuyến, thanh toán online, chuyển tiền trực tuyến mà không sợ bị đánh cắp tiền như với đối với các tài khoản VISA, Master…

Các doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số, cũng có thể dùng chữ ký số với các ứng dụng quản lý của doanh nghiệp của mình với mức độ tin cậy, bảo mật và xác thực cao hơn hay ký hợp đồng với các đối tác làm ăn hoàn toàn trực tuyến trên mạng Internet mà không cần gặp nhau. Việc ký kết cũng có thể diễn ra ở bất kì đâu, bất kì thời gian nào, 2 bên chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua email là hoàn thành việc ký kết hợp đồng

* Đối với các giao dịch điện tử chính phủ, hành chính công

Bạn có thể sử dụng chữ ký số trong việc ký hoá đơn điện tử, kê khai và nộp thuế trực tuyến, kê khai hải quan, bảo hiểm xã hội điện tử, đăng ký kinh doanh, tạm ngừng, thay đổi thông tin…tại Cổng thông tin quốc gia và Cổng tiếp nhận hồ sơ trực tuyến của các cơ quan hành chính nhà nước mà không cần phải in ấn các tờ kê khai, đóng dấu của công ty rồi sau đó chạy xe đến cơ quan thuế để chen lấn, xếp hàng và ngồi đợi đến vài tiếng đồng hồ có khi đến cả ngày để nộp tờ khai.

Chữ ký số dùng để làm gì?

Ngoài ra, thủ tục kê khai dần chuyển sang quy trình số hóa hoàn toàn. Vì vậy, trong tương lai các cơ quan nhà nước sẽ làm việc với nhân dân hoàn toàn trực tuyến và một cửa. Bạn có thể sử dụng chữ ký số khi cần làm thủ tục hành chính hay xin một xác nhận của cơ quan nhà nước ở bất cứ đâu, điều cần thiết là bạn khai vào mẫu và ký số vào để gửi là hoàn tất thủ tục.

3. Lợi ích của việc dùng chữ ký số mang lại

Sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí công văn, giấy tờ với cách quản lý truyền thống; giúp dễ dàng hơn trong hành lang pháp lý, giao dịch qua mạng với Cơ quan Thuế, Hải quan, ngân hàng điện tử,…Tiết kiệm thời gian đi lại, chờ đợi, thời gian vận chuyển công văn, giấy tờ…

Ngoài ra, việc sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp có thể ký kết các văn bản, ký điện tử ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào. Công tác chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý… diễn ra tiện lợi và nhanh chóng.

Từ đó hoạt động giao dịch điện tử cũng được đẩy mạnh, góp phần nâng cao nhận thức, vai trò cần thiết của việc triển khai văn bản điện tử, giảm thiểu văn bản giấy trong quá trình làm việc, đảm bảo gửi/nhận an toàn và xác thực góp phần tăng cường công tác an toàn thông tin trên môi trường mạng.

Như vậy, chữ ký số là không thể thiếu đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Là trợ thủ đắc lực trong việc thực hiện các giao dịch điện tử

4. Tại sao phải dùng chữ ký số?

– Doanh nghiệp cần có chữ ký số để kê khai Thuế qua mạng

Theo Luật Quản lý thuế số 21/2012/QH13, quy định các doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện việc kê khai nộp thuế qua mạng. Tuy nhiên, để đăng nhập, thực hiện thủ tục kê khai và nộp thuế qua mạng, các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng tới các dịch vụ chữ ký số

– Hóa đơn điện tử hợp lệ phải có chữ ký số

Theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định 100% doanh nghiệp áp dụng hoá đơn điện tử trước 1/11/2020

Căn cứ điểm e, khoản 1 và khoản 2, Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán, chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…

Như vậy, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, nhưng BẮT BUỘC phải có chữ ký điện tử của người bán.

– Doanh nghiệp khai BHXH điện tử cần có chữ ký số

Theo nội dụng tại Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử.

Doanh nghiệp muốn thực hiện triển khai giao dịch điện tử trong khai bảo hiểm xã hội thì yêu cầu đầu tiên đối phải có chữ ký số hợp pháp để thực hiện việc đăng ký giao dịch điện tử và nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH Việt Nam

5. Chữ ký số EFY-CA

EFY-CA là giải pháp chữ ký số thông minh giúp tổ chức/doanh nghiệp/cá nhân có thể thực hiện ký số ngay khi phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng

Chữ ký số EFY-CA

EFY-CA đáp ứng các tiêu chuẩn của nhà nước về ký số, được phát triển theo tiêu chuẩn CA công cộng theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông và Trung tâm Chứng thực chữ ký số quốc gia đảm bảo an toàn và tiện ích cho người ký.

– Tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử, kế toán, kê khai Thuế,…

– Ký và phát hành hóa đơn điện tử ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào

– Ký tờ khai Thuế trực tuyến

– Điện tử hóa việc ký và lưu trữ mọi văn bản, tài liệu

– Giao dịch thanh toán an toàn, nhanh chóng

Hiện nay, EFY cũng đang nghiên cứu và phát triển một loại hình thức chữ ký số mới, chữ ký số từ xa sông sử dụng USB Token mang đến cho doanh nghiệp những tiện ích mới: khả năng ký và phát hành hóa đơn ngay trên thiết bị di động, khả năng truy cập nhiều người sử dụng, công nghệ bảo mật an toàn tiêu chuẩn Châu Âu, tốc độ xử lý nhanh lên đến hàng nghìn TPS/s, khả năng xác thực đa nhân tố Passcode + OTP, Sinh trắc học,…giúp doanh nghiệp dễ dàng và thuận tiện khi sử dụng trong các lĩnh vực Thuế, Hải Quan, BHXH, chính phủ điện tử, ngân hàng…hay các hoạt động giao dịch khác trên môi trường điện tử.…

Hy vọng bài viết chữ ký số dùng để làm gì sẽ giúp bạn phần nào những thắc mắc trong quá trình sử dụng chữ ký số.

Để có thể lựa chọn được cho cá nhân/ doanh nghiệp mình loại chữ ký số phù hợp nhất, người dùng cần cân nhắc kỹ ưu nhược điểm, tính năng của từng loại cũng như đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín để tránh gặp phải những bất cập không đáng có trong quá trình sử dụng.

Chứng thư số và chữ ký số là những khái niệm không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp, cá nhân phục vụ các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử, kê khai thuế hải quan hay ký các văn bản điện tử, hợp đồng…

Tuy nhiên có nhiều người hiểu lầm về 2 loại khái niệm này. Để hiểu hơn và dễ dàng phân biệt chứng thư số và chữ ký số, cùng EFY làm rõ vấn đề này qua bài viết dưới đây.

Chứng thư số và chữ ký số

1. Khái niệm chứng thư số và chữ ký số

1.1 Khái niệm chứng thư số

Chứng thư số là một loại chứng thư điện tử do tổ chức dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp. Chứng thư số có thể được coi như một “chứng minh nhân dân/ căn cuốc công dân hoặc hộ chiếu” của doanh nghiệp với vai trò xác nhận danh tính của doanh nghiệp trong môi trường của máy tính và Internet với một public key, được cấp bởi tổ chức có thẩm quyền xác định nhận danh và có quyền cấp chứng thư số.

Chứng thư số được hiểu là chứng minh tính hợp lệ, hợp pháp đích danh của chữ ký số của 1 cá nhân hay tổ chức.

Thông thường, chứng thư số là cặp khóa và đã được mã hóa dữ liệu gồm các thông tin như: Công ty, mã số thuế của doanh nghiệp… Các tài liệu này sẽ sử dụng để nộp thuế qua mạng, khai báo hải quan và thực hiện giao dịch điện tử khác như hóa đơn điện tử.

Chứng thư số phải đảm bảo bao gồm các thông tin sau đây:

– Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

– Tên của thuê bao

– Số hiệu của chứng thư số

– Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số

– Khóa công khai của thuê bao (Public key)

– Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số

– Một vài thông tin khác như: Các hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng chứng thư số…

1.2 Khái niệm chữ ký số

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử. Về cơ bản, chữ ký số cũng giống như chữ ký tay, đều có vai trò xác nhận cam kết của tổ chức hay cá nhân nào đó. Người kí xác nhận phải chịu trách nhiệm trong văn bản đã ký và không chối bỏ được. Tuy nhiên, chữ ký số được thể hiện dưới hình thức khác, bằng cách dựa trên công nghệ mã hóa công khai RSA. Mỗi cá nhân, tổ chức sẽ có một cặp khóa (key pair) bao gồm một khóa công khai gọi là Public Key và một khóa bí mật gọi là Private Key.

– Public key: Là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mã không đối xứng, được sử dụng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa.

– Private key: Là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mã không đối xứng được dùng để tạo chữ ký số.

– Ký số: Là việc đưa khóa bí mật vào một phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.

– Người ký: Là thuê bao dùng khóa bí mật của mình để ký số vào một thông điệp dữ liệu nào đó dưới tên mình.

– Người nhận: Là tổ chức hoặc cá nhân nhận được thông điệp dữ liệu được ký số bởi người ký, bằng việc sử dụng các chứng thư số của người ký để kiểm tra chữ ký số ở thông điệp dữ liệu nhận được và sau đó tiến hành các hoạt động, giao dịch liên quan.

2. Sử dụng chữ ký số và chứng thư số

2.1 Sử dụng chứng thư số

Chứng thư số được sử dụng để xác định chắc chắn danh tính của một đối tượng, tổ chức khi tham gia vào giao dịch điện tử dựa trên máy chủ xác thực danh tính.

Chứng thư số là môt cách nhận diện máy chủ, sử dụng chứng thư số giúp một cá nhân hay một số đối tượng khác gắn định danh với một Public Key. Việc sử dụng chứng thư số phải được cấp bởi tổ chức có thẩm quyền các định nhận danh và có quyền cấp chứng thư số.

2.2 Sử dụng chữ ký số

Chứng thư số và chữ ký số

Trong môi trường công nghệ số và Internet, chữ ký số được sử dụng để xác nhận nội dung văn bản

Chữ ký số hỗ trợ doanh nghiệp kê khai thuế qua mạng, kê khai hải quan, giao dịch trong các lĩnh vực bảo hiểm và ký điện tử vào hóa đơn điện tử, giao dịch trong các hoạt động thương mại điện tử, thanh toán trực tuyến…

Ngoài ra, chữ ký số còn giúp xác thực hóa đơn điện tử của đơn vị phát hành. Bằng cách ký xác nhận cho 1 hóa đơn đã lập xong hoặc ký cùng lúc nhiều hóa đơn đều được.

3. Chứng thư số và chữ ký số khác nhau như thế nào?

Chữ ký số và chứng thư số mang những vai trò khác nhau. Mối quan hệ giữa chữ ký số và chứng thư số là mối quan hệ hỗ trợ.

Trong khi chứng thư số là cơ sở để đối tác có thể xác nhận việc ký số có đúng hay không thì chữ ký số đóng vai trò xác nhận thông tin văn bản, hoặc cam kết của cá nhân hay tổ chức.

Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và có thể kiểm tra được bằng khóa công khai.

Doanh nghiệp muốn tạo được chữ ký số thì trước tiên cần có chứng thư số. Với chứng thư số doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin cần thiết theo yêu cầu. Sau khi đã có chứng thư số, doanh nghiệp mới được phép tạo lập chữ ký số.

Hiểu một cách đơn giản:

Chứng thư số chứa khóa công khai (public key), trong khi đó chữ ký số chứa khóa bí mật (private key). Chứng thư số và chữ ký số kết hợp lại sẽ tạo thành một cặp khóa. Bạn có thể sử dụng cặp khóa này để ký số. Khóa bí mật của chữ ký số được lưu trữ trong 1 USB (gọi là Token USB hoặc SmartCard) giúp các khóa này tránh bị sao chép hoặc bị tấn công bởi virus khiến hỏng hóc và mất dữ liệu).

Thông thường, khi lựa chọn sử dụng chữ ký số, người dùng sẽ phải trả 2 khoản phí là “phí mua Token” và “phí Dịch vụ”.

Phí Token: Phí mua 1 chiếc Token này chỉ đơn thuần là chi phí mua 01 chiếc USB trống rỗng, chưa thể gọi là Chữ Ký số như thường gọi được.

Phí Dịch vụ: Phí dịch vụ cấp chứng thư số, nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số sẽ nạp các thông tin liên quan đến Doanh nghiệp vào TOKEN của Qúy khách và sinh ra một cặp khóa gồm khóa bí mật và khóa công khai. Khóa bí mật để thực hiện việc ký số, khóa công khai giúp nhận dạng chữ ký số.

Như vậy, một USB TOKEN đã được cấp chứng thư số khi đó mới có khả năng tạo ra chữ ký số

4. Lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số, chứng thư số uy tín, chất lượng

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp được cấp phép hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Vì vậy, khi lựa chọn sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp, tổ chức cá nhân các bạn cũng cần chú ý quan tâm đến chất lượng, uy tín của nhà cung cấp đó để đảm bảo chữ ký số hoạt động tốt, giao dịch nhanh, an toàn bảo mật thông tin giúp để dẽ dàng và thuận tiện trong quá trình sử dụng

Chữ ký số EFY-CA

Chữ ký số EFY-CA là một trong những dịch vụ chữ ký số uy tín nhất hiện nay. Được cung cấp bởi Công ty Cổ phần Công nghệ tin học chúng tôi – Đơn vị có hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp, kế toán, giải pháp chính phủ…với hơn 120.000 khách hàng và đối tác tin tưởng lựa chọn.

Chữ ký số EFY-CA đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn chữ ký số công cộng theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông và Trung tâm Chứng thực chữ ký số quốc gia.

Dịch vụ chữ ký số EFY-CA cho phép người dùng thực hiện ký số trên các văn bản, ký số trong nhiều giao dịch điện tử: kê khai, nộp thuế điện tử, kê khai hải quan, bảo hiểm xã hội, các giao dịch thương mại, thanh toán điện tử, hóa đơn điện tử……giúp quá trình được nhanh chóng, an toàn với độ an toàn, bảo mật cao.

EFY-CA có hai hình thức: chữ ký số riêng lẻ USB Token hoặc hệ thống chữ ký số tập trung HSM.

Các loại hình chứng thư số EFY-CA được chúng tôi cấp phát bao gồm:

– Chứng thư số cho cơ quan, tổ chức

– Chứng thư số cho cá nhân, cá nhân thuộc tổ chức – doanh nghiệp

– Chứng thư số SSL dành cho Website

– Chứng thư số Code Signing dành cho phần mềm

Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đang triển khai áp dụng giải pháp ký số từ xa EFY-eREMOTESIGNING, cho phép khách hàng thực hiện ký số không cần sử dụng thiết bị USB Token.

Hệ thống có nhiều lớp bảo mật cao cấp, sử dụng công nghệ bảo mật chuẩn Châu Âu eIDAS, khả năng xác thực đa nhân tố Passcode + OTP, Sinh trắc học,… giúp cho khách hàng thực hiện giao dịch điện tử an toàn tuyệt đối và tiết kiệm.

Với tốc độ xử lý nhanh lên đến hàng nghìn TPS/s, khách hàng có thể lựa chọn việc sử dụng dịch vụ trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại, máy tính bảng,… đáp ứng nhu cầu sử dụng chữ ký số cho nhiều tài liệu cùng lúc và ký số mọi lúc, mọi nơi trong các lĩnh vực Thuế, Hải quan, Bảo hiểm xã hội, ngân hàng,…hay các hoạt động giao dịch khác một cách an toàn, nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi trên môi trường công nghệ số.

Qua những nội dung mà chúng tôi đã cung cấp chắc hẳn các bạn đã đễ dàng phân biệt sự khác nhau giữa chữ ký số và chứng thư số rồi chứ.

Mặc dù 2 cụm từ này trong một vài trường hợp thường được dùng thay thế cho nhau nhưng doanh nghiệp cũng cần lưu ý dể dễ dàng và thuận tiện trong quá trình sử dụng

Sử dụng chữ ký số đem lại nhiều lợi ích cho cá nhân, doanh nghiệp và các cơ quan thuế. Mọi thủ tục trở lên nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Tuy nhiên, nhiều cá nhân, doanh nghiệp còn khá bối rối trong việc sử dụng chữ ký số trong kê khai và nộp thuế điện tử trên hệ thống Etax. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn một cách cụ thể

Điều kiện để cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số kê khai và nộp thuế qua mạng

– Cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đã được cấp mã số thuế; Có kết nối Internet; Có địa chỉ thư điện tử (email) ổn định;

– Chữ ký số hợp lệ và còn hiệu lực từ tổ chức chứng thực chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép (các bạn có thể tham khảo chữ ký số EFY-CA của chúng tôi).

Hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để khai thuế điện tử

Bước 1: Đăng nhập vào Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

– Để tiến hành nộp thuế điện tử, trước hết, doanh nghiệp cần cắm usb token vào máy tính và truy cập vào Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế http://thuedientu.gdt.gov.vn bằng trình duyệt Chrome hoặc trình duyệt  Internet Explorer…. và chọn mục Doanh nghiệp.

– Tiếp theo, tiến hành đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã được cấp trước đó. Trường hợp chưa có tài khoản thì người dùng sử dụng chữ ký số đăng ký tài khoản.

Chú ý:

Có 3 dạng Tài khoản đăng nhập (TK chữ ký số – Token):
+ MST: Là tài khoản để nộp các tờ khai (Không nộp được Tiền thuế)
+ MST-NT: Là tài khoản để nộp tiền thuế (Không nộp được Tờ khai)
+ MST-QL: Là tài khoản quản lý 2 tài khoản trên, có thể cấp quyền cho 2 tài khoản trên và cũng nộp được tờ khai + tiền thuế.

– Trường hợp người sử dụng đã có mật khẩu của hệ thống Nộp thuế điện tử đã sử dụng trước đó (ví dụ mật khẩu là: TC@ab445) tại website nopthue.gdt.gov.vn, người sử dụng đăng nhập vào eTax bằng tài khoản: MST-QL (ví dụ: 0100231226-QL), nhập mật khẩu (là mật khẩu đăng nhập vào hệ thống Nộp thuế điện tử đã có: TC@ab445) để sử dụng tất cả các dịch vụ: Khai thuế, Hoàn thuế, Nộp thuế, Tra cứu, Quản lý và phân quyền tài khoản, Hỏi đáp.
Từ tài khoản này, tùy theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, người sử dụng có thể tạo, phân quyền cho các tài khoản phụ (phân quyền cho cán bộ quản lý theo chức năng). Cách thức phân quyền chi tiết quý vị có thể xem và tải tại phần hướng dẫn sử dụng ứng dụng.
– Trường hợp người sử dụng có mật khẩu của hệ thống Khai thuế điện tử đã sử dụng trước đó tại website nhantokhai.gdt.gov.vn (ví dụ mật khẩu là: TC$ab445), người sử dụng đăng nhập vào eTax bằng tài khoản: MST (ví dụ: 0100231226), nhập mật khẩu (là mật khẩu đăng nhập vào hệ thống Khai thuế điện tử đã có là: TC$ab445) để sử dụng dịch vụ: Khai thuế, Hoàn thuế, Tra cứu, Hỏi đáp.
Đối với doanh nghiệp lần đầu tiên đăng ký giao dịch điện tử với Cơ quan thuế, thực hiện đăng ký sử dụng dịch vụ trên hệ thống eTax tại chức năng Đăng ký.

Bước 2: Tại mục “Khai Thuế” bấm vào phần “Nộp tờ khai XML” sau đó bấm “Chọn tệp tờ khai”

Bước 3: Chọn file tờ khai cần nộp được lưu tại máy tính sau đó bấm “Open”

Bước 4: Hệ thống hiển thị giao diện hệ thống đã nhận tờ khai, người dùng bấm “Ký điện tử”

Bước 5: Cửa sổ nhập mã PIN của USB Token hiển thị, nhập mã PIN Chữ ký số, sau đó bấm “Login”

Bước 6: Hệ thống hiển thị thông báo “Ký tệp tờ khai thành công!”, bấm OK để hoàn thành việc ký số.

Bước 7: Sau khi ký số thành công, người dùng bấm Nộp tờ khai.

Sau khi nộp tờ khai thành công, hệ thống sẽ hiển thị Danh sách tờ khai XML đã nộp thành công tới cơ quan Thuế.

Bước 8: Đối với tờ khai yêu cầu phải đính kèm Phụ lục, người dùng chọn mục Tra cứu để tìm kiếm tờ khai cần đính kèm. Sau đó tải file Phụ lục từ máy tính và thực hiện ký số.

Hướng dẫn cá nhân, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để nộp thuế điện tử

Bước 1: Đăng nhập vào Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại http://thuedientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Lập giấy nộp tiền

– Sau khi đăng nhập thành công, doanh nghiệp lập giấy nộp tiền theo các bước dưới đây:

– Tại mục “Nộp thuế” nhấn chọn “Lập giấy nộp tiền”

– Lựa chọn “Ngân hàng nộp thuế” và nhấn “Tiếp tục”

Bước 3: Khai báo thông tin trên tờ khai

– Trong quá trình hoàn tất thủ tục nộp thuế điện tử, doanh nghiệp cần khai báo đầy đủ và chính xác những nội dung sau trong tờ khai thuế:

+ Thông tin loại tiền: Chọn “VND” nếu đơn vị thuộc diện nộp thuế bằng đồng Việt Nam, trường hợp thuộc diện nộp thuế ngoại tệ thì đơn vị chọn đúng loại ngoại tệ mình sử dụng.

+ Thông tin ngân hàng: Chọn ngân hàng và số tài khoản để trích tiền.

+ Thông tin cơ quan quản lý thu: Chính là thông tin cơ quan thuế quản lý đơn vị.

+ Thông tin nơi phát sinh khoản thu: Điền địa chỉ nơi phát sinh khoản thu theo quy định của từng Cục Thuế hoặc Chi cục thuế địa phương.

+ Thông tin kho bạc nhận tiền.

+ Loại thuế: Chọn tương ứng theo mục đích nộp thuế của đơn vị.

– Tại mục “Nội dung các khoản nộp NSNN” bạn tích chọn vào ô vuông 3 chấm để chọn loại thuế muốn nộp

– Tại mục Nội dung các khoản nộp danh sách: Nhập mã NDKT

Lưu ý:

+ Căn cứ vào vốn điều lệ ghi trong Giấy Đăng ký kinh doanh. Trường hợp không có vốn điều lệ thì căn cứ vào vốn đầu tư ghi trong giấy chứng nhận đăng ý đầu tư.

+ Đối với công ty, doanh nghiệp, tổ chức mới thành lập cần nộp Thuế môn bài: Nếu được cấp đăng ký thuế và mã số thuế, mã số doanh nghiệp trong thời gian của 6 tháng đầu năm thì nộp mức lệ phí môn bài cả năm; Nếu thành lập, được cấp đăng ký thuế và mã số thuế, mã số doanh nghiệp trong thời gian 6 tháng cuối năm ( từ ngày 1/7 đến 31/12) thì nộp 50% mức lệ phí môn bài cho năm đầu tiên.

– Sau khi nhập xong giá trị vào ô Mã “NDKT”, hệ thống sẽ tự sinh các thông tin tương ứng theo quy định của pháp luật.

– Người dùng khai báo thông tin đầy đủ và chính xác, nhấn “Hoàn thành” để tạo lập xong tờ khai.

Bước 4: Ký số

– Bước cuối cùng để hoàn thành thủ tục nộp thuế điện tử là ký số. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin vừa khai báo trong Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước. Nếu thông tin đã chính xác, người dùng cắm chữ ký số của doanh nghiệp và tiếp tục nhấn “Ký và nộp”.

– Sau đó, nhập mã PIN và nhấn “OK”.

Như vậy, doanh nghiệp đã hoàn thành xong việc nộp tiền một mục thuế, trường hợp cần nộp nhiều mục thì đơn vị thực hiện lặp lại từ bước Lập giấy nộp tiền.

Trên đây là các bước thực hiện sử dụng chữ ký số nộp tờ khai thuế và tiền thuế trực tuyến tại Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Chúc các bạn kế toán luôn làm việc hiệu quả và chính xác.