Trong thời gian vừa qua, Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông đã kí quyết định ban hành Thông tư số 41/2017 TT-BTTTT về việc quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong các cơ quan khối nhà nước.

Quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước

Một số đặc điểm của thông tư này như sau :

+ Thông tư quy định về chữ ký số, cách kiểm tra chữ ký số trên các văn bản điện tử. Yêu cầu kĩ thuật và chức năng phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số cho văn bản điện tử trong khối cơ quan nhà nước, không quy định việc sử dụng chữ ký số văn bản điện tử chứa thông tin trong danh mục bí mật của nhà nước.

+ Thông tư sẽ được áp dụng cho các khối như sau (các cấp liên quan: Bộ, các bộ phận hay cơ quan ngang bộ ,các cấp thuộc chính phủ hay trung ương và sử dụng ngân sách nhà nước ) và các thành phần, tổ chức cá nhân sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử cơ quan nhà nước. Đồng thời trong thông tư cũng khuyến khích các cá nhân, cơ quan hay tổ chức áp dụng thông tư này.

+ Thông tư cũng đã giải thích một cách cụ thể một số từ ngữ, thuật ngữ chuyên ngành như: chứng thư số dành cho các cơ quan, tổ chức, chứng thư số cá nhân, khóa bí mật con dấu, khóa bí mật cá nhân và chữ ký số các cơ quan, chữ ký số dành cho các cá nhân và một thuật ngữ quan trọng không thể thiếu đó là tính xác thực của văn bản điện tử ký số…

+ Đi cụ thể hơn về thông tư này thì khi sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử luôn luôn phải đảm bảo các nguyên tắc: chữ ký số phải gắn liền với các văn bản điện tử sau khi ký số và văn bản được ký chữ ký số phải đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn trong quá trính trao đổi, lưu trữ, xử lí văn bản chữ ký số.

+ Trong thông tư cũng nêu rõ người có thẩm quyền kí phải có trách nhiệm bảo đảm an toàn khóa bí mật cá nhân. Người đứng đầu các cơ quan tổ chức cá nhân, phải có trách nhiệm giao công việc lưu trữ bảo mật cho cấp dưới sử dụng con dấu bảo mật theo các quy định. Các thiết bị lưu trữ bí mật phải được cất giấu một cách an toàn nhất.

Việc kí số phải được thông qua phần mềm kí số, việc kí số vào phần mềm dù thành công hay không thành công đều phải được thông báo thông qua các phần mềm các bạn sử dụng. Thông tin về người có thẩm quyền kí số, cơ quan, tổ chức kí số phải được quản lí quy định tại Điều 1, Khoản 4 Nghị định số 106/2011/NĐ-CP.

Theo như trên thì thông tư có hiểu lực kể từ ngày 5/2/2018. Chậm nhất sau 12 tháng kể từ ngày thông tư có hiệu lực thi hành các cơ quan, tổ chức, và theo thông tư thì có hiệu lực thi hành, các cơ quan, tổ chức cá nhân đang sử dụng phần mềm chữ kí số, kiểm tra xem chữ kí số đáp ứng được hay chưa.

Nếu chưa đáp ứng được thì triển khai kế hoạch bổ sung cũng như nâng cấp nhằm đáp ứng được nội dung.

Hiện nay, chữ ký điện tử được áp dụng phổ biến trong các giao dịch điện tử tại nhiều doanh nghiệp với những lợi ích ưu việt mà chúng mang lại so với chữ ký thường.

Vậy sự khác biệt giữa chữ ký điện tử và chữ ký thường là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về hai loại chữ ký số này nhằm giúp doanh nghiệp sử dụng chúng một cách hiệu quả và thuận tiện nhất

Sự khác biệt giữa chữ ký điện tử và chữ ký thường?

Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản, hình ảnh, video…) với một mục đích đó là xác định người chủ của dữ liệu đó một cách chuẩn xác nhất.

Theo khoản 1 điều 21 của luật giao dịch điện tử được phát hành năm 2005 thì chữ kí điện tử là chữ kí được tạo lập dưới dạng chữ, số, ký hiệu, âm thanh hay có thể là các hình thức khác bằng phương tiện điện tử kết hợp hoặc gắn liền một cách có trật tự với các thông điệp dữ liệu, và chúng có khả năng định dạng những người kí thông điệp cơ sở dữ liệu sau đó xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được kí.

 Sự khác biệt giữa chữ ký điện tử và chữ ký thường Theo cách hiểu đơn như sau thì chữ ký điện tử là một đoạn thông tin đi kèm dữ liệu điện tử nhằm mục đích xác nhận người ký. Chữ ký điện tử có thể được chứng thực bởi một cá nhân hay có thể là một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử hiện nay.

Tại thời điểm hiện tại thì thuật ngữ “chữ ký số “ cũng đang dần được những người trong nghề thay dần cho thuât ngữ “chữ ký điện tử” mặc dù khác ý nghĩa.

Theo khoản 4 điều 3 nghị định năm 2007 , quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và chứng thực chữ kí số (đã được sửa đổi và bổ sung theo nghị định 2011.

Theo định nghĩa thì “chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng một biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã  không đối xứng và từ đó người có được thông điệp dữ liệu lúc đầu tiên và khoá công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khoá bí mật tương ứng với khoá công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Chữ ký điện tử được xem là bảo đảm an toàn nếu được kiểm chứng bằng một quy trình kiểm tra an toàn do các bên giao dịch thỏa thuận và đáp ứng được các điều kiện sau đây: Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng; dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký; mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện; mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.

Chữ ký điện tử đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử chứng thực được xem là bảo đảm các điều kiện an toàn.

Chữ ký điện tử (chữ ký số) hiện tại được các doanh nghiệp sử dụng trong các giao dịch với cơ quan thuế, hải quan,…

Trên đây là những thông tin giúp bạn có thể dễ dàng phân biệt được chữ ký điện tử và và chữ ký thường. Để sở hữu và sử dụng chữ ký điện tử (chữ ký số) thì cá nhân, tổ chức có nhu cầu cần liên hệ với nhà cung cấp chữ ký điện tử (chữ ký số) để yêu cầu cung cấp sử dụng dịch vụ chất lượng tốt …

Hãy liên hệ với nhân viên tư vấn của chúng tôi để cảm nhận chất lượng dịch vụ cũng như nhận được sự hộ trợ nhiệt tình nhất.

Hiện nay, chữ ký số được áp dụng phổ biến và rộng rãi trong nhiều lĩnh vực phục vụ nhu cầu ký văn bản điện tử.

Vậy chữ ký số được dùng với mục đích gì? Chữ ký số mang đến những tiện ích nào?

Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây để được giải đáp.

1. Mục đích sử dụng của chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một thiết bị kỹ thuật số giống như 1 chiếc USB, được gọi là USB Token. Chữ ký số được sử dụng để đính kèm vào các dữ liệu được truyền đi trong môi trường internet như: Văn bản, hình ảnh, Video….nhằm mục đích:

• Khi sử dụng chữ ký số bạn có thể xác nhận được nguồn gốc của dữ liệu mà bạn nhận được, hay bạn cũng có thể ký lên dữ liệu của mình để gửi đi để người khác có thể xác định được nguồn gốc của dữ liệu.
• Sử dụng chữ ký số để đảm bảo tính toàn vẹn cho dữ liệu quan trọng, khi dùng chữ ký số dữ liệu của bạn sẽ được đảm bào không bị chỉnh sửa bởi bên thứ 3, vì nếu dữ liệu bị sửa đổi, người nhận sẽ phát hiện thông tin sai lệch nhờ chữ ký số.
• Sử dụng chữ ký số để đảm bảo hợp đồng, văn bản… không thể bị phủ nhận, trong các giao dịch qua mạng khi đối tác gửi cho chúng ta một văn bản,… nhưng sau đó từ chối không nhận văn bản đó không phải là do mình gửi, nhưng với tính không thể phủ nhận của chữ ký số, bạn có thể sử dụng chữ ký số như một bên thứ 3 để làm chứng trước pháp luật.
• Khi sử dụng chữ ký số đem lại cho doanh nghiệp, tổ chức rất nhiều lợi ích như: tiết kiệm chi phí giấy tờ, thời gian luân chuyển trong hoạt động quản lý công văn, giấy tờ, thư điện tử…

Thứ trưởng Bộ Thông tin & Truyền thông (TT&TT) đã phát biểu: “Việc sử dụng chứng thư số trong các cơ quan nhà nước đã góp phần đảm bảo an toàn cho các giao dịch điện tử, tạo môi trường làm việc hiện đại, tiết kiệm thời gian và chi phí, góp phần tích cực trong công tác cải cách hành chính, hình thành Chính phủ điện tử”.

2. Tiện ích của chữ ký số

Vậy với những đánh giá về mặt tiện ích của chứng thư số mà các cơ quan Nhà nước đã đưa vào để triển khai trong các lĩnh vực giao dịch điện tử như:

• Giao dịch với ngân hàng
• Kê khai thuế
• Kê khai hải quan
• Ký hóa đơn điện tử
• Kê khai bảo hiểm xã hội
• Giao dịch chứng khoán
• Giao dịch với kho bạc

………..

Như vậy, chữ ký số được dùng với nhiều mục đích khác nhau tùy thuộc vào đặc trưng riêng của từng lĩnh vực, ngành nghề được ứng dụng.

Việc sử dụng chữ ký số vào văn bản điện tử giúp chúng ta giảm được rất nhiều chi phí in ấn giấy tờ, tiết kiệm thời gian có thể ký mọi lúc mọi nơi.

Chữ ký số cũng như chữ ký tay có tính pháp lý và được pháp luật công nhận.

chúng tôi cũng là một trong những đơn vị đang triển khai, cung cấp dịch vụ chữ ký số EFY-CA cho các đơn vị, tổ chức trong việc thực hiện giao dịch điện tử với các cơ quan nhà nước, giữa các tổ chức đơn vị với nhau và thương mại điện tử,…

 

EFY-CA kết nối giao dịch với các tổ chức

Ngoài ra, chúng tôi cũng đang cung cấp chữ ký số EFY-CA cho các cá nhân để thực hiện các giao dịch điện tử.

Chữ ký số công cộng đóng vai trò là một cấu phần quan trọng xác định tính pháp lý của các cá nhân và tổ chức tham gia vào các giao dịch cũng như các tài liệu điện tử, mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức cá nhân và doanh nghiệp.

Vì thế, mọi tổ chức cá nhân, doanh nghiệp đều phải nắm bắt được đầy đủ các thông tin về chữ ký số công cộng.

Hôm nay chúng tôi sẽ giới thiệu tới bạn những thông tin liên quan đến chữ ký số công cộng và dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng EFY-CA

Chữ ký số công cộng

1. Chữ ký số công cộng là gì?

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Nghị định 26/2007/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số (được thay thế bởi Khoản 1 Điều 1 Nghị định 106/2011/NĐ-CP):

“Chữ ký số công cộng là chữ ký số do thuê bao sử dụng chứng thư số được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp cho thuê bao tạo ra.”

Chữ ký số công cộng có bản chất là chữ ký điện tử. Được doanh nghiệp sử dụng trên môi trường internet để thực hiện ký kết hợp đồng, chứng từ cần thiết. Chữ ký số có hiệu lực như chữ ký cá nhân hay con dấu của doanh nghiệp.

Chữ ký số công cộng được chứa trong thiết bị gọi là USB Token. USB Token gồm khóa bí mật và khóa công khai. Đây là thiết bị để bảo mật khóa bí mật và chứa thông tin khách hàng. Có khả năng lưu trữ lớn, tốc độ xử lý cao (32 bit).

– Khóa bí mật: khóa này dùng để tạo chữ ký số

– Khóa công khai: khóa này dùng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật.

Thông tin thể hiện trên chữ ký số công cộng

• Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng.
• Tên của thuê bao.
• Số hiệu của chữ ký số
• Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số.
• Khoá công khai của thuê bao.
• Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Một vài thông tin khác như: Các hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng chứng thư số…

Lợi ích khi sử dụng chữ ký số công cộng

Chữ ký số công cộng đem đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, các tổ chức cá nhân. Doanh nghiệp, tổ chức cá nhân có thể sử dụng chữ ký số công cộng để thực hiện các giao dịch từ xa (giao dịch điện tử), qua các giao dịch từ xa này giúp:

– Tiết kiệm chi phí in ấn.

– Thuận tiện thực hiện giao dịch ở bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào.

– Chuyển dữ liệu cũng nhanh chóng và tiện lợi.

– Tất cả các thao tác đều được ghi nhận, lưu trữ.

2. Điều kiện kinh doanh dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng

Chữ ký số công cộng

Căn cứ: Luật Giao dịch điện tử năm 2005 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP

Điều kiện kinh doanh dịch vụ chữ ký số công cộng

Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng được cung cấp dịch vụ khi đáp ứng các điều kiện sau:

– Có giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp. Giấy phép cấp cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng có thời hạn 10 năm.

– Có chứng thư số do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia cấp. Chứng thư số là một dạng chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng.

Điều kiện cấp giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng

– Điều kiện về chủ thể

Tổ chức phải là doanh nghiệp và được thành lập theo pháp luật Việt Nam.

– Điều kiện về tài chính

Doanh nghiệp phải ký quỹ tại một ngân hàng thương mại hoạt động tại Việt Nam không dưới 5 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và các khoản đền bù có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ do lỗi của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng và thanh toán chi phí tiếp nhận và duy trì cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp trong trường hợp bị thu hồi giấy phép; nộp phí dịch vụ duy trì hệ thống kiểm tra trạng thái chứng thư số đầy đủ (trong trường hợp cấp lại giấy phép).

– Điều kiện về nhân sự

Doanh nghiệp phải có nhân sự chịu trách nhiệm: Quản trị hệ thống, vận hành hệ thống và cấp chứng thư số, bảo đảm an toàn thông tin của hệ thống. Các chức danh nêu trên yêu cầu phải có bằng đại học trở lên, chuyên ngành an toàn thông tin hoặc công nghệ thông tin hoặc điện tử viễn thông

– Điều kiện về kỹ thuật

• Thiết lập hệ thống thiết bị kỹ thuật đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Lưu trữ đầy đủ, chính xác và cập nhật thông tin của thuê bao phục vụ việc cấp chứng thư số trong suốt thời gian chứng thư số có hiệu lực.

+ Lưu trữ đầy đủ, chính xác, cập nhật danh sách các chứng thư số có hiệu lực, đang tạm dừng và đã hết hiệu lực. Và cho phép và hướng dẫn người sử dụng Internet truy nhập trực tuyến 24/7

+ Đảm bảo tạo cặp khóa chỉ cho phép mỗi cặp khóa được tạo ra ngẫu nhiên và đúng một lần duy nhất. Có tính năng đảm bảo khóa bí mật không bị phát hiện khi có khóa công khai tương ứng.

+ Có tính năng cảnh báo, ngăn chặn và phát hiện truy nhập bất hợp pháp trên môi trường mạng.

+ Được thiết kế theo xu hướng giảm thiểu tối đa sự tiếp xúc trực tiếp với môi trường Internet.

+ Hệ thống phân phối khóa cho thuê bao phải đảm bảo sự toàn vẹn và bảo mật của cặp khóa. Trong trường hợp phân phối khóa thông qua môi trường mạng máy tính. Thì hệ thống phân phối khóa phải sử dụng các giao thức bảo mật đảm bảo không lộ thông tin trên đường truyền.

• Có phương án kỹ thuật đáp ứng các yêu cầu đảm bảo an toàn hệ thống thông tin. Và các quy chuẩn kỹ thuật. Và tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số đang có hiệu lực.
• Có các phương án kiểm soát sự ra vào trụ sở. Quyền truy nhập hệ thống. Quyền ra vào nơi đặt thiết bị phục vụ việc cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
• Có các phương án dự phòng đảm bảo duy trì hoạt động an toàn, liên tục và khắc phục khi có sự cố xảy ra.
• Có phương án cung cấp trực tuyến thông tin thuê bao cho Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia. Phục vụ công tác quản lý nhà nước về dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Toàn bộ hệ thống thiết bị sử dụng để cung cấp dịch vụ đặt tại Việt Nam
• Có trụ sở, nơi đặt máy móc, thiết bị phù hợp với yêu cầu của pháp luật về phòng, chống cháy, nổ. Có khả năng chống chịu lũ, lụt, động đất, nhiễu điện từ. Hay sự xâm nhập bất hợp pháp của con người.
• Có quy chế chứng thực theo mẫu quy định tại quy chế chứng thực của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.

3. Danh sách nhà cung cấp đã được cấp giấy phép dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng

• Công ty Cổ phần Công nghệ Tin học chúng tôi (EFY-CA)
• Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT-CA)
• Công ty cổ phần Công nghệ thẻ Nacencomm (CA2)
• Công ty cổ phần BKAV (BKAV-CA)
• Tập đoàn Viễn thông quân đội Viettel (VIETTEL-CA)
• Công ty cổ phần Hệ thống Thông tin FPT (FPT-CA)
• Công ty Cổ phần Viễn thông New-Telecom (NEWTEL-CA)
• Công ty Cổ phần Chứng số an toàn (SAFE-CA)
• Công ty Cổ phần Chữ ký số ViNa (Smartsign)
• Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS (TrustCA)
• Công ty Cổ phần MISA (MISA-CA)
• Công ty Cổ phần Tập đoàn Công nghệ CMC (CMC-CA)

4. Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng EFY-CA

Dịch vụ chữ ký số công cộng EFY-CA

Tự hào là một trong những nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng hàng đầu Việt Nam:

• Giá trị pháp lý: Chữ ký số EFY-CA đáp ứng đầy đủ về các tiêu chuẩn CA công cộng theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông và Trung tâm Chứng thực chữ ký số quốc gia.
• Thương hiệu Uy tín: Đơn vị với hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, phát triển phần mềm…
• Công nghệ nổi trội: Đạt tiêu chuẩn quốc tế về bảo mật. Áp dụng các công nghệ mới nhất
• Đảm bảo an toàn, bảo mật tuyệt đối: Hệ thống có nhiều lớp bảo mật cao cấp.
• Hỗ trợ, tích hợp nhiều giao dịch điện tử: kê khai, nộp thuế điện tử, kê khai Hải quan, bảo hiểm xã hội, các giao dịch thương mại, quản lý hóa đơn điện tử…
• Chất lượng dịch vụ tốt nhất: Giao dịch điện tử an toàn, tiết kiệm. Nhân viên hỗ trợ nhiệt tình 24/7

Các loại hình chứng thư số EFY-CA được chúng tôi cấp phát bao gồm:

• Chứng thư số cho cơ quan, tổ chức
• Chứng thư số cho cá nhân, cá nhân thuộc tổ chức – doanh nghiệp
• Chứng thư số SSL dành cho Website
• Chứng thư số Code Signing dành cho phần mềm

Hiện tại, chúng tôi cũng chính thức triển khai giải pháp ký số từ xa EFY-eREMOTESIGNING, cho phép khách hàng thực hiện ký số không cần sử dụng thiết bị phần cứng như: USB TOKEN…

Hệ thống có nhiều lớp bảo mật cao cấp, sử dụng công nghệ bảo mật chuẩn Châu Âu eIDAS, giúp cho khách hàng thực hiện giao dịch điện tử an toàn tuyệt đối và tiết kiệm, khả năng xác thực đa nhân tố Passcode + OTP, Sinh trắc học, đáp ứng nhu cầu sử dụng chữ ký số cho nhiều người cùng lúc,…

Với tốc độ xử lý nhanh lên đến hàng nghìn TPS/s, khách hàng có thể lựa chọn việc sử dụng dịch vụ trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại, máy tính bảng,… và ký số mọi lúc, mọi nơi, dễ dàng và thuận tiện trong việc Thuế, Hải Quan, BHXH,…hay các hoạt động giao dịch khác một cách an toàn, nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi trên môi trường điện tử.

Chữ ký số công cộng là giải pháp ký số thông minh đáp ứng nhu cầu ký số và khả năng đầu tư giúp các tổ chức cá nhân, doanh nghiệp yên tâm trong các giao dịch điện tử.

Khi thực hiện kê khai và nộp thuế qua mạng, một số người sử dụng chữ ký số gặp phải lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không hợp lệ. Vậy nguyên nhân của tình huống này là do đâu?

Cách khắc phục lỗi không tìm thấy chữ ký số là như thế nào? Bài viết sau đâu sẽ hướng dẫn chi tiết, cụ thể cho bạn.

Lỗi không tìm thấy chữ ký số

1. Nguyên nhân lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không hợp lệ

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến người nộp thuế gặp tình huống lỗi chữ ký số không hợp lệ hoặc không tìm được chữ ký số trong quá trình kê khai và nộp thuế điện tử, cụ thể các nguyên nhân dẫn đến lỗi như:

Trường hợp 1: USB Token EFY bạn cắm không đúng của công ty mà bạn đang thực hiện kê khai hoặc cắm USB Token của công ty nhưng đăng nhập tài khoản nộp thuế của công ty khác.

=> Trong trường hợp này bạn cần kiểm tra lại xem đã cắm USB Token đúng công ty chưa hoặc đẵ đăng nhập đúng tài khoản nộp thuế chưa. Để tránh trường hợp gặp phải lần sau, bạn nên ghi chú hoặc đánh dấu riêng để nhận biết các công ty ra vỏ Token.

Trường hợp 2: Khi USB Token của bạn đã sử dụng lâu, thì sẽ rất dễ dẫn đến tình trạng Driver của chữ ký số bị lỗi trong quá trình sử dụng.

=> Đối với trường hợp các loại USB có sẵn driver trong USB bạn làm như sau:

– Mở My Computer, người dùng tìm ổ đĩa chữ ký số (thường có logo và tên nhà cung cấp chữ ký số)

– Tìm file setup.exe, click chuột mở file rồi click Install.

+ Nếu máy bạn đã cài driver Token và bị lỗi, bạn cần gỡ file và cài lại. Với một số máy tính bị lỗi nhưng không thể gỡ được driver cũ, người dùng cần sử dụng Unlocker để xóa thư mục cài đặt, sau đó copy thư mục cài đặt trên máy tính khác paste vào máy của người dùng, sau đó gỡ Driver cũ rồi cài lại.

+ Với các loại USB không có sẵn driver bên trong người dùng cần lên website của nhà cung cấp để download về rồi sau đó tiến hành cài vào máy.

Trường hợp 3: Nhập sai mã pin

=> Kiểm tra lại xem bạn có gõ nhầm mã pin ko, có đang bật Caps Lock và gõ tiếng Việt không, nếu có thì tắt đi. Hầu hết USB Token chỉ cho phép gõ sai mã pin một số lần nhất định (khoảng 5 lần). Nếu sai quá số lần quy định bạn phải liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để được mở khóa hoặc có thể tự lấy lại mật khẩu Token tại nhà

Trường hợp 4: Số serial trên USB Token không trùng khớp với số serial khai báo trên Tài khoản trang khai báo.

Trường hợp này có thể là do USB Token của bạn mới được khởi tạo hoặc gia hạn, khi có sự tác động vào thông tin trong thiết bị USB Token sẽ tự động cập nhật dãy serial mới nhằm đảm bảo bảo mật đề phòng trường hợp chữ ký số bị người lạ lấy được mật khẩu.

=> Thay đổi Serial của USB Token trên trang thuế

2. Cách khắc phục lỗi không tìm thấy chữ ký số/ chữ ký số không hợp lệ

Khi hệ thống hiển thị trên màn hình lỗi không tìm thấy chữ ký số, đầu tiên các bạn cần kiểm tra góc phải màn hình trên thanh Taskbar máy tính đã nhận thiết bị USB Token và có biểu tượng chữ ký số EFY chưa?

Máy tính chưa nhận chữ ký số

Nếu chưa thấy biểu tượng của phần mềm chữ ký số, nghĩa là máy tính của bạn chưa nhận kết nối USB Token, người nộp thuế sẽ thực hiện cài lại file trong ổ đĩa Chữ ký số EFY. Sau khi cài đặt và máy tính hiển thị biểu tượng EFY-CA các bạn thực hiện kê khai lại hồ sơ.

Máy tính đã nhận chữ ký số và hiển thị biểu tượng EFY-CA

Khi đã kiểm tra các lỗi về kết nối, mật khẩu, driver mà hệ thống hiển thị lỗi Chữ ký số không hợp lệ / Chữ ký số không đúng người nộp thuế cần tiến hành thay đổi lại số serial chữ ký số trên tài khoản khai báo của trang hỗ trợ kê khai thuế.

Bước 1: Truy cấp địa chỉ trang nộp tờ khai thuế http://nhantokhai.gdt.gov.vn/ và đăng nhập bằng tài khoản quản lý (<MST>-QL)

Bước 2: Tại giao diện trang Thuế điện tử, bấm Quản lý Tài khoản (1), sau đó chọn Thay đổi thông tin dịch vụ (2).

Bước 3: Tại mục Dịch vụ – Nộp thuế điện tử, bấm Thay đổi thông tin dịch vụ (3).

Bước 4: Hệ thống hiển thị bước Nhập thông tin, bấm Thay đổi CKS (4) để cập nhật thông tin CTS mới, sau đó bấm Tiếp tục (5).

Lưu ý: Trường hợp chữ ký số của người nộp thuế có nhiều dòng hạn dùng tương ứng với các thông tin chứng thư số khác nhau, hệ thống sẽ hiển thị Cửa sổ Lựa chọn chữ ký số, Người nộp thuế chọn Tên chủ thể chứng thư số có thời hạn (Ngày hết hạn) xa nhất của chữ ký số.

Bước 5: Hệ thống hiển thị bước Xác thực, Bạn kiểm tra các thông tin trên tờ khai “Đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin giao dịch thuế điện tử”, nếu tất cả thông tin đều chính xác, Bạn bấm Ký và gửi (6).

Bước 6: Cửa sổ nhập mã PIN hiển thị, nhập Số PIN (7), sau đó bấm Chấp nhận (8)

Bước 7: Thông báo “Ký điện tử thành công” hiển thị, bấm OK (9) để hoàn thành.

Bước 8: Hệ thống hiển thị thông báo đã gửi tờ khai đăng ký thành công,

Như vậy là bạn đã thay đổi xong số serial của chữ ký số và tiếp tục thực hiện nộp tờ khai thuế qua mạng.

Lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không hợp lệ là lỗi khá phổ biến trong quá trình kê khai thuế, chính bởi vậy mà bạn không cần quá lo lắng về những lỗi này. Chỉ cần làm theo các bước hướng dẫn trên, bạn sẽ khắc phục được các lỗi về chữ ký số một cách dễ dàng. Nếu bạn có bất cứ khó khăn hoặc thắc mắc nào có thể liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ chi tiết nhất nhé.

Hiện nay, bên cạnh việc sử dụng chữ ký số trong các hoạt động kê khai, nộp thuế trên website của Tổng cục Thuế, Hải quan, DVC, BHXH hay trên các phần mềm cần sự hỗ trợ của chữ ký số như hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, quản lý doanh nghiệp… doanh nghiệp, cá nhân cũng có thể sử dụng chữ ký số trên các loại văn bản điện tử với các định dạng file khác nhau.

Doanh nghiệp có thể ký chữ ký số trên file PDF dễ dàng thông qua các tiện ích của phần mềm thông dụng Adobe Reader hay SignOffline qua những hướng dẫn chi tiết dưới đây:

1. Hướng dẫn ký chữ ký số vào file PDF trên phần mềm Adobe Reader với các file tài liệu, văn bản, hợp đồng…

Cách ký chữ ký số trên file PDF

Phần mềm đọc file PDF, Adobe Acrobat Reader thực sự rất hữu ích. Bên cạnh việc hiển thị, chỉnh sửa tài liệu, người dùng Adobe Reader còn có thể ký số lên các hợp đồng quan trọng mà vẫn đảm bảo đầy đủ tính pháp lý. Thông thường để thực hiện việc ký tên, đóng dấu vào các bản hợp đồng, văn bản, tài liệu chúng ta cần in ra bản giấy để ký tay, đóng dấu và gửi đi. Quá trình này dù nhanh cũng mất 30’ – 1 tiếng và có khi là vài ngày. Tuy nhiên, với việc sử dụng chữ ký số, thông qua phần mềm đọc tài liệu PDF Adobe Reader thì chỉ tốn vài giây bao gồm tất cả quá trình ký tài liệu và gửi đến người nhận

Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết cách ký chữ ký số trên file PDF thông qua phần mềm đọc file Adobe Reader

–  Cài đặt công cụ hỗ trợ

Trước khi thực hiện ký số trên file PDF người dùng cần đảm bảo rằng máy tính của mình đã được cài đặt USB Token và phần mểm Adobe Reader. Nếu máy tính chưa cài đặt thì người dùng cần cài đặt ngay các công cụ hỗ trợ này để có thể tiến hành thực hiện ký số trên file PDF

Bước 1: Cài đặt và kích hoạt USB Token

Bước 2: Cài đặt phần mềm Acrobat Reader

Để thực hiện ký điện tử trên file PDF, khách hàng cần tải phiên bản Acrobat Reader DC hoặc, mới có chức năng thực hiện ký số.

>> Tải phần mềm Acrobat Reader tại đây: https://get.adobe.com/reader/

– Hướng dẫn ký chữ ký số trên file PDF

Bước 1: Chọn file PDF cần thực hiện ký số

Người dùng truy cập vào phần mềm Acrobat Reader DC, nhấn File/Open. Sau đó chọn file cần ký và tiếp tục nhấn Open để mở file trên Acrobat Reader DC

Lúc này, hệ thống sẽ hiển thị nội dung văn bản cần ký. Nhấn chọn Tool sau đó nhấn Open tại mục Certificates.

Bước 2: Nhấn Digitally Sign, sau đó nhấn chuột trái để khoanh vùng cần ký.

Sau đó nhấn Continue để tiếp tục.

Bước 3: Ký số bằng USB token

Sau khi nhấn Continue, màn hình hiển thị thông tin chữ ký số của khách hàng. Tại đây, bấm Sign để thực hiện ký. Sau đó chọn Save để lưu file vào máy tính.

Nhập mã PIN của USB token, sau đó nhấn OK.

Như vậy, tài liệu đã được ký thành công

2. Hướng dẫn ký chữ ký số vào file PDF trên phần mềm SignOffline cho tờ khai nộp thuế điện tử

SignOffline dạng XML là phần mềm có khả năng hỗ trợ người nộp thuế ký file PDF cho tờ khai trong quá trình thực hiện quá trình kê khai thuế qua mạng

Trong trường hợp người nộp thuế không thực hiện được ký tờ khai trực tiếp tại website http://nhantokhai.gdt.gov.vn, hoặc trên cổng t-van khác bởi ảnh hưởng từ lỗi Java Plugin hoặc do trình duyệt Internet Explorer thì ứng dụng SignOffline XML sẽ là sự hỗ trợ đắc lực nhất giúp bạn hoàn thành việc kê khai thuế điện tử một cách thành công bằng việc ký Offline đối với các tờ khai thuế ở dạng XML cho file PDF.

Để ký chữ ký số trên file PDF qua phần mềm SignOffline mọi người cần thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Tại hệ thống kê khai của cơ quan thuế có cung cấp cho người nộp thuế phần mềm ký file PDF SignOffline nhỏ gọn. Bạn có thể truy cập vào địa chỉ http://kekhaithue.gdt.gov.vn để download về máy tính của mình.

Bước 2: Sau khi phần mềm đã được tải về máy, bạn chạy file setup và thực hiện các bước cài đặt theo hướng dẫn của phần mềm

Bước 3: Quá trình cài đặt hoàn tất bạn hãy chạy chương trình của phần mềm theo biểu tượng chương trình trên Desktop hoặc tại đường dẫn C:/Program Files/TCT Signer/SignOffline

Bước 4: Khi đã chạy chương trình, để có thể thực hiện ký số trên file PDF bạn lần lượt tiến hành thực hiện theo các bước sau:

+ Chọn thư mục chưa tệp để ký.

+ Lựa chọn file PDF của tờ khai cần ký.

+ Đưa file vào mục “Danh sách file chưa ký”.

+ Sau đó nhấn nút “Ký file”.

+ Tiếp tục bạn chọn thư mục có chứa file sau khi ký và nhấn “Chấp nhận”.

+ Chọn chứng thư số của người ký rồi nhấn chọn “OK”.

+ Bạn nhập mã PIN bằng cách gõ trực tiếp trên bàn phím hoặc sử dụng bàn phím ảo.

Bước 5: Sau khi đã ký thành công bạn sẽ nhận được thông báo và file PDF được chuyển đến mục “Danh sách file đã ký”.

Lúc này bạn chỉ cần mở file PDF đã ký với phần mềm Sign Offline thông qua chương trình Adobe Reader là có thể kiểm tra lại chữ ký. Chữ ký số EFY-CA sẽ xuất hiện ở góc dưới cùng bên trái của trang đầu.

Có thể thấy, việc ký số trên file PDF bằng phần mềm Adobe Reader và SignOffline rất dễ dàng. Chỉ với những thao tác thực hiện đơn giản, các hợp đồng, tờ khai, văn bản định dạng PDF được ký số nhanh chóng và thuận tiện thúc đẩy các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng.

Trong quá trình sử dụng các phần mềm, dịch vụ điện tử, thiết bị hiện đại như chữ ký số thì việc gặp phải những sự cố là điều không thể tránh khỏi.

Trong đó, một trong những lỗi phổ biến mà kế toán hay doanh nghiệp thường gặp phải là chữ ký số bị khóa nhưng lại không rõ nguyên nhân và cách khắc phục như thế nào.

Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ giúp kế toán, doanh nghiệp tìm hiểu nguyên nhân và cách khắc phục tình trạng chữ ký số bị khoá để không làm gián đoạn, ảnh hưởng đến công việc ký số.

Chữ ký số bị khoá

1. Nguyên nhân chữ ký số bị khoá

Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc chữ ký số bị khóa, nhưng hầu hết khách hàng gặp lỗi dẫn đến chữ ký số bị khoá thường do quá trình sử dụng sai cách của họ. Các bạn có thể tham khảo các nguyên nhân dưới đây:

– Chữ ký số bị khoá do nhập sai mật khẩu nhiều lần

Một trong những nguyên nhân khách hàng gặp phải vấn đề token bị khoá chữ ký số là do người dùng nhập sai mật khẩu nhiều lần nên chữ ký số bị khóa chức năng đăng nhập và không cho phép người dùng tiếp tục nhập mật khẩu đăng nhập nữa. Và thông thường hệ thống cho phép người dùng nhập mật khẩu sai không quá 5 lần. Vì thế, có thể do người dùng quên mật khẩu, nhập lại nhiều lần nhưng không chính xác, hoặc gõ mật khẩu trong chế độ tiếng Việt quên không tắt Caps Lock khiến cho mật khẩu biến thành chữ viết hoa hay chế độ soạn thảo không đúng định dạng kiểu chữ hoặc người dùng để chế độ lưu mật khẩu trong khi lại sử dụng rất nhiều Usb Token khác nhau và mỗi Token lại có mật khẩu khác nhau nên khi ký cũng có thể khiến Token bị khóa.

– Chữ ký số bị khoá do hết hạn sử dụng chữ ký số

Một nguyên nhân khác cũng có thể khiến chữ ký số bị khoá là do chữ ký số đã hết hạn sử dụng nhưng người dùng chưa gia hạn mới. Thực tế, mỗi chữ ký số chỉ có một thời hạn sử dụng nhất định, tùy thuộc vào gói cước mà doanh nghiệp đăng ký sử dụng với đơn vị cung cấp, trong khoảng thời gian từ 1 năm cho tới 10 năm. Chính vì có thời hạn sử dụng lâu, nên người sử dụng thường không để ý thời hạn sử dụng của chứng thư số dẫn đến việc chữ ký số sắp hết hạn nhưng khách hàng không để ý, không chủ động cập nhật tình trạng của chữ ký số khiến cho chữ ký số bị khóa bất ngờ, gây gián đoạn làm ảnh hưởng tới công việc.

– Chữ ký số bị khoá do thiếu hồ sơ

Token chữ ký số bị khoá

Nếu Token của bạn bị khóa không phải do nhập sai mã pin nhiều lần, đơn vị mới đăng ký mới, gia hạn chữ ký số thì có thể token của bạn bị khóa do thiếu hồ sơ.

Hiện nay rất nhiều khách hàng bị khóa Token do thiếu hồ sơ, vì theo quy định của Bộ Thông tin Truyền thông khi đăng ký mới hoặc gia hạn chữ ký số thì phải hoàn thiện đầy đủ hồ sơ (bao gồm cả bản cứng và bản scan). Hoặc có thể khi khách hàng gửi đầy đủ hồ sơ cho nhà cung cấp bằng chuyển phát nhanh hoặc chuyển cho Đại Lý, có thể dẫn đến thất lạc hồ sơ.

Cách nhận biết: Bạn mới cắm token token sau dó mở giao diện Token manager và đăng nhập vào hoặc bạn mới thực hiện thao tác ký số 1 lần thì Token đã bị khóa.

– Chữ ký số bị khóa do đại lý chưa thanh toán tiền với nhà cung cấp

Nếu token của bạn bị khóa không phải do 3 nguyên nhân trên thì rất có thể token bị khóa do đơn vị đã thanh toán tiền với đại lý nhưng đại lý nơi bạn đăng ký chưa thanh toán tiền với nhà cung cấp. Nguyên nhân này ít xảy ra. Tuy nhiên khi đăng ký chữ ký số bạn nên chọn đại lý uy tín để tránh Token bị khóa vì nguyên nhân này.

2.  Cách khắc phục chữ ký số bị khóa

Cách khắc phục chữ ký số bị khoá

Tùy vào mỗi nguyên nhân dẫn đến việc chữ ký số bị khoá mà có cách khắc phục cho mỗi trường hợp chữ ký số bị khóa là khác nhau. Cụ thể:

– Đối với việc chữ ký số bị khoá do người dùng quên mật khẩu, nhập sai mã PIN của USB token chữ ký số:

Người dùng liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp chữ ký số hoặc đại lý mà mình đăng ký mua chữ ký số để được hỗ trợ mở khóa và cấp lại mật khẩu mới để tiếp tục sử dụng.

Đối với doanh nghiệp đang sử dụng chữ ký số EFY-CA có thể liên hệ tổng đài: 19006142 (Miền bắc)/ 19006139 (Miền Nam) để được hỗ trợ mở khoá kịp thời, tiếp tục các nghiệp vụ ký số kê khai,…

Lưu ý: Những lần đăng nhập tài khoản chữ ký số sau, để tránh tình trạng chữ ký số tiếp tục bị khoá, khi nhập mã PIN người dùng cần tắt “Caps lock” hoặc chuyển chế độ Unikey về chế độ “tiếng anh” để nhập mật khẩu. Nếu nhập sai quá 5 lần thì USB token sẽ bị khóa nhằm bảo mật cho khách hàng.

Trong quá trình sử dụng đơn vị không nên đổi mật khẩu nhiều lần để tránh tình trạng quên mật khẩu

– Đối với trường hợp chữ ký số bị khoá do hết thời hạn sử dụng:

Để khắc phục tình trạng này, người dùng cần tiến hành gia hạn hoặc xóa chữ ký số nếu có nhu cầu chuyển sang sử dụng chữ ký số của một nhà cung cấp khác. Tuy nhiên, để tránh rơi vào tình trạng bị khóa chữ ký số do hết hạn. Người dùng cần cập nhật tình trạng hạn sử dụng của chữ ký số định kỳ để kiểm tra xem khi nào thì cần gia hạn chữ ký số.

Đơn vị cũng có thể gia hạn chữ ký số trực tiếp ngay trên ứng dụng Token Manager:

Trong giao diện chữ ký số EFY-CA, tích chọn mục [Chứng thư số], chọn [Gia hạn chứng thư số]

– Đối với chữ ký số bị khoá do thiếu hồ sơ

Khách hàng cũng có thể tự kiểm tra xem Token EFY-CA bị khoá có phải do thiếu hồ sơ không bằng cách tra cứu tại địa chỉ https://efyca.vn/ho-so/check Hoặc gọi điện thoại trực tiếp lên liên hệ tổng đài: 19006142 (Miền bắc)/ 19006139 (Miền Nam) để được các bạn kỹ thuật hỗ trợ kiểm tra thông tin và mở khóa Token.

Đơn vị thiếu hồ sơ chữ ký số có thể gửi lại hồ sơ bản scan và hồ sơ bản cứng cho nhà cung cấp để được hỗ trợ mở khoá.

Có thể thấy, dù trong trường hợp chữ ký số bị khóa như thế nào, thì người dùng vẫn cần liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ xử lý tình huống gặp phải một cách nhanh chóng, kịp thời nhất để tránh gián đoạn đến các hoạt động kê khai, ký số của doanh nghiệp

Như vậy, với những thông tin mà EFY đã cung cấp ở trên chắc hẳn mọi người đã biết đến các nguyên nhân và cách khắc phục tình trạng chữ ký số EFY bị khoá. Doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh mắc sai lầm trong quá trình sử dụng gây ảnh hưởng đến công việc

 

Hiện nay, tại Việt Nam chữ ký số hay còn gọi là chữ ký điện tử đã trở lên phổ biến và thông dụng trong các giao dịch điện tử giữa các doanh nghiệp với cơ quan thuế, hải quan, đối tác …

Và được ứng dụng vào hầu hết các giao dịch điện tử trong môi trường số như Thuế điện tử, Hải quan điện tử, BHXH điện tử, Kho bạc nhà nước, tài chính ngân hàng, ký hợp đồng, ký hoá đơn điện tử, ứng dụng quản lý doanh nghiệp, gửi email/ thư điện tử, thương mại điện tử…

Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp, người dùng trong quá trình sử dụng chữ ký số vẫn chưa biết cách kiểm tra thời hạn sử dụng của chứng thư số. Hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách kiểm tra thời hạn chữ ký số EFY-CA

Để kiểm tra thời hạn sử dụng của chữ ký số EFY-CA mà doanh nghiệp đang sử dụng, doanh nghiệp có 4 cách kiểm tra:

Cách 1: Cách kiểm tra lại thời gian sử chữ ký số EFY-CA trên các dữ liệu thông tin đã đăng ký.

Khi quý khách hàng đăng ký sử dụng mới hay gia hạn dịch vụ sẽ có các giấy tờ, hợp đồng liên quan đến thông tin đăng ký, qua đó khách hàng có thể kiểm tra thông tin chi tiết về gói dịch vụ mà quý khách đang sử dụng như:

– Người đăng ký.

– Thời gian đăng ký.

– Gói cước đăng ký.

– Thời gian sử dụng.

Cách 2: Cách kiểm tra thời hạn chữ ký số trực tiếp từ nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số EFY-CA

– Khách hàng liên hệ với đại lý chữ ký số mà bạn đã đăng ký sử dụng để kiểm tra thông tin chi tiết (nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chữ ký số EFY-CA thông qua đại lý)

– Hoặc liên hệ tổng đài: 19006142 phím 2 (Miền Bắc)/ 19006139 (Miền Nam) để được nhân viên hỗ trợ kiểm tra thời hạn chữ ký số EFY-CA cho bạn.

Cách 3: Cách kiểm tra thời hạn chữ ký số EFY tại website của đơn vị

Bước 1: Truy cập website của Dịch vụ chữ ký số  EFY-CA tại địa chỉ https://efyca.vn

Bước 2: Kéo chuột xuống phía cuối trang của trang chủ sẽ xuất hiện hộp thoại để khách hàng kiểm tra thời hạn chữ ký số của doanh nghiệp mình

Bước 3: Nhập mã số thuế của đơn vị, tích chọn xác nhận Tôi không phải là người máy và chọn nút [Tra cứu]

Thông tin về thời hạn chữ ký số EFY-CA của đơn vị sẽ xuất hiện

Cách 4: Cách kiểm tra thời hạn chữ ký số EFY trực tiếp trên phần mềm quản lý thông tin thiết bị USB token.

Để thực hiện các bước kiểm tra theo cách này, đơn vị cần thực hiện cắm USB token do EFY cung cấp vào cổng USB 2.0 trên máy tính đã được cài phần mềm Token Manager

Bước 1: Người thực hiện mở ứng dụng Token Manager

Bước 2: Chọn mục Chứng thư số, tiến hành Đăng nhập tài khoản

Khi đã nhập đúng mã PIN (gồm 8 ký tự, nếu doanh nghiệp chưa đổi mã PIN thì mật khẩu đăng nhập sẽ là 12345678), tất cả các thông tin về chữ ký số mà đơn vị đang sử dụng sẽ hiển thị đầy đủ trên màn hình, bao gồm:

– Tên Chứng thư số của doanh nghiệp (Chữ ký số): CÔNG TY TNHH TRANG TRẠI XANH PHÚ HOÀ

– Khu vực nhớ trong USB token: 1E490488-7860-4F27-B62C-73B739B985EC

– Chứng thư số và cặp chìa khóa bao gồm [Chứng thư số, Khóa công khai, Khóa riêng]

Bước 3: Chọn mục [Chứng thư số], sau đó ấn [Xem] để xem thông tin về chữ ký số viettel mà bạn đang sử dụng.

Thông tin thời hạn chứng thư số sẽ được hiển thị

Ngoài ra, nếu đơn vị muốn xem số Serial của chứng thư số, người dùng chuyển qua thẻ [Details] ở trên cửa sổ [Certificate]

Sau đó chọn [Serial Number]

Số [Serial] của USB này là: 54 02 bc 5c ac ce 66 9c 20 15 00 00 00 02 22 42.

Trong trường hợp không thể kiểm tra được thông tin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hướng dẫn và hỗ trợ.

Qua bài viết ở trên chắc hẳn các doanh nghiệp, người dùng chữ ký số EFY-CA đã biết cách kiểm tra thời hạn của chữ ký số EFY rồi chứ.

Điều này rất tiện dụng giúp các doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được thời hạn chữ ký số của mình để kịp thời gia hạn, đăng ký chữ ký số để tránh những gián đoạn trong quá trình sử dụng do chữ ký số hết hạn.

Nhằm giúp doanh nghiệp có thể nắm bắt được đầy đủ các thông tin, tiêu chuẩn áp dụng chữ ký số hay các quy định về sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp.

Chúng tôi sẽ tổng hợp lại những quy định về chữ ký số mà bất kỳ doanh nghiệp, kế toán nào cũng cần phải nắm vững và thông tin chi tiết nhất đến bạn.

Quy định về sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp

1. Chữ ký số là gì?

Căn cứ Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số – chữ ký điện tử định nghĩa về chữ ký số như sau:

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

– Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

– Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”

Hiểu một cách đơn giản, chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử bao gồm một cặp khóa (keypair) đó là:

• Khóa bí mật (private key), do người sở hữu dùng để ký chữ ký số.

• Khóa công khai (public key), do người tiếp nhận văn bản, thông điệp dữ liệu đã được ký chữ ký số, sử dụng chứng thư số để tiến hành kiểm tra chữ ký số và tiến hành các giao dịch có liên quan.

2. Quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số

Theo quy định tại Điều 8, Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số – chữ ký điện tử: Các văn bản của các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp chỉ có giá trị pháp lý khi sử dụng chữ ký số có đủ các điều kiện theo quy định về sử dụng chữ ký điện tử, cụ thể:

– Các văn bản điện tử được ký bằng chữ ký số có hiệu lực pháp luật như văn bản được in ra, ký tên và đóng dấu.

– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký. Thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng. Nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số. Và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn.

– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức. Thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng. Nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức. Và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn.

– Chữ ký số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số. Do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.

3. Điều kiện đảm bảo an toàn của chữ ký số

Điều kiện đảm bảo an toàn của chữ ký số

Theo Điều 9 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về sử dụng chữ ký số, để đảm bảo điều kiện an toàn cho chữ ký điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp khi tạo chữ ký điện tử (chữ ký số) cần phải tuân thủ các điều kiện sau:

– Chữ ký số, chữ ký điện tử được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

– Chữ ký số, chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ.

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (Hiện tại có 15 đơn vị được cấp phép hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng)

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.

– Đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Trước khi quyết định mua chữ ký số, doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân cần sử dụng chữ ký số phải tìm hiểu cẩn thận, kỹ lưỡng những quy định về sử dụng chữ ký số, chữ ký số lụa chọn sử dụng cần phải đảm bảo đủ điều kiện an toàn chữ ký số hay không dựa theo những tiêu chí đã được nêu ở trên, nếu không chữ ký số không đảm bảo đầy đủ các điều kiện trên sẽ bị coi là không hợp lệ và không có giá trị pháp lý

4. Được sử dụng chữ ký số trong trường hợp nào?

Chữ ký số là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các cá nhân hoặc tổ chức, doanh nghiệp trong việc thực hiện các giao dịch điện tử. Với cá nhân, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay, đối với tổ chức, doanh nghiệp chữ ký số có giá trị tương đương với con dấu và chữ ký của người đại diện pháp luật. Việc sử dụng chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tiết kiệm được tối đa chi phí, thời gian, công sức, thúc đẩy mọi hoạt động giao dịch diễn ra trên môi trường số nhanh chóng, tiết kiệm

Được phép sử dụng chữ ký số trong trường hợp nào?

Với những lợi ích mà chữ ký số mang lại, chữ ký số được ứng dụng giao dịch điện tử trong hầu hết các lĩnh vực:

Theo quy định về sử dụng chữ ký số, Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để giao dịch với các cơ quan, tổ chức của nhà nước để thực hiện các thủ tục hành chính công như đăng ký thành lập doanh nghiệp, bổ sung ngành nghề kinh doanh, thay đổi con dấu, thay đổi người đại diện pháp luật, kê khai và nộp thuế điện tử, khai Hải quan điện tử, nộp kho bạc nhà nước, kê khai và đóng bảo hiểm xã hội điện tử mà không cần phải đến trực tiếp đến cơ quan nhà nước. Hình thức giao dịch này vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền bạc lại giúp đơn giản, nhanh gọn các thủ tục, công văn, giấy tờ vốn đã rườm rà, mất thời gian.

Chữ ký số cũng là nội dung không thể thiếu trên hoá đơn điện tử, hỗ trợ việc tạo lập, quản lý, sử dụng hoá đơn được dễ dàng, hiệu quả.

Bên cạnh đó, các cá nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số như những công cụ bảo mật nội dung trong các email/ thư điện tử của mình nhằm giúp việc trao đổi các thông tin, giấy tờ được nhanh chóng và an toàn.

Chữ ký số cũng có thể sử dụng khi các doanh nghiệp tiến hành giao dịch, ký hợp đồng với đối tác mà các bên không cần phải trực tiếp gặp mặt trao đổi công việc, sử dụng trong đầu tư chứng khoán, mua bán hàng hóa hoặc chuyển các hồ sơ giấy mà không phải lo sợ giả danh hoặc mất cắp mà chỉ cần giao dịch trực tuyến thì mức độ bảo mật và an ninh cũng cao hơn.

Ngoài ra, chữ ký số được sử dụng trong các ứng dụng quản lý của doanh nghiệp với mức độ tin cậy, bảo mật và xác thực cao.

Như vậy, chữ ký số được sử dụng thay cho chữ ký thông thường trong tất cả các trường hợp giao dịch điện tử và luôn bảo đảm tính pháp lý tương đương theo quy định của luật giao dịch điện tử như khi ký kết hợp đồng của các cá nhân, cơ quan tổ chức.

Trên đây là những quy định về sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp mà chúng tôi muốn thông tin đến các bạn để hỗ trợ trong quá trình sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tránh được những vi phạm quy định không đáng có.